Les démarches administratives pour les commerçants bruxellois

Ouvrir un commerce, comme le démarrage de toute nouvelle activité, nécessite de faire face à une série d’obligations administratives pour l’obtention des autorisations nécessaires, pour la création de l’entreprise, pour la tenue de la comptabilité, pour engager du personnel, pour diffuser de la musique,…

Créer un commerce, un restaurant ou un café

vos obligations

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Le statut social

Démarrer une entreprise suppose de prendre d'emblée une décision importante : démarrer une entreprise individuelle ou une société ? Quelles en sont les principales différences, ainsi que les avantages et inconvénients majeurs des deux options ?

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approuvé

L'accès à la gestion

Entreprise individuelle ou société, activité indépendante à titre principal ou complémentaire : avant de lancer votre propre affaire à Bruxelles, vous devez dans presque tous les cas prouver que vous disposez des connaissances de base en gestion d'entreprise. 

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L'accès à la profession

Dans certains secteurs, regroupés dans ce que l'on appelle les « professions réglementées », vous avez besoin de compétences professionnelles spécifiques supplémentaires. Votre profession est-elle réglementée ? 

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accident

Les assurances obligatoires

Bon nombre d’assurances sont « facultatives », mais la loi prévoit tout de même une série d’obligations…

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La comptabilité

pour les commerçants

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Gestion de trésorerie

La trésorerie de votre commerce est vitale. Elle permet d’alimenter le fonctionnement de votre commerce et votre activité doit en retour générer un chiffre d'affaires suffisant pour alimenter votre trésorerie. Comment optimiser sa trésorerie ?

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Ecobox

Ecobox, un outil de gestion simplifié

EcoBox est un outil de gestion simplifié pour indépendants et TPE, qui leur permet de suivre au quotidien les fonctions essentielles de l’entreprise. L’outil Ecobox est destiné à tous les entrepreneurs qui souhaitent prendre en main la gestion de leur activité.

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Les obligations comptables

Les obligations comptables

Toutes les entreprises ne sont pas soumises au même régime comptable. Leurs obligations peuvent varier en fonction de leur forme juridique, leur secteur d'activité, leur chiffre d'affaires, leur total bilantaire et du nombre de personnes employées.

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Engager du personnel

Les réglementations

Les réglementations

En devenant employeur, vous devez respecter une série d’obligations : identification à l’ONSS, déclaration DIMONA, retenue du précompte professionnel, démarches administratives, respect de la législation sur le bien-être au travail… Vous trouverez toutes les informations nécessaires sur le site du SPF Economie et du SFP Emploi.

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Le bien-être au travail

Le bien-être au travail est défini comme l'ensemble des facteurs relatifs aux conditions de travail dans lesquelles le travail est exécuté: la sécurité au travail, la protection de la santé du travailleur, les aspects psychosociaux du travail, l’ergonomie, l’hygiène du travail, l’embellissement des lieux de travail. 

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Le recrutement

Votre entreprise grandit et vous envisagez d’engager du personnel. Où trouver des collaborateurs ? Comment fixer leur rémunération ? Quelles sont les aides à l’embauche ? Comment gérer votre personnel ?

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fleuriste caisse

Les astuces financières pour recruter

Vous avez besoin d’aide dans votre entreprise mais vous pensez ne pas avoir les moyens pour engager ? Il existe différentes solutions et aides à l’emploi qui permettent de réduire les coûts de personnel.

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Les autorisations et obligations

Caisse enregistreuse Horeca

Tous les exploitants HoReCa sont tenus de délivrer un document de contrôle à l’Administration. Il s’agit de notes, de reçus ou de tickets de caisse d’un système de caisse enregistreuse.

Le SPF Finances a créé un site dédié au sujet contenant les détails pratiques et techniques.

Le site SCE-Horeca fourni des explications complémentaires pour vous aider.

Commerce ambulant (marchés, foodtrucks, forains,...)

Une activité ambulante s’exerce en-dehors d’un commerce, soit par un commerçant, soit par une personne qui ne dispose pas d’un commerce. 

Autorisations nécessaires

La carte d’ambulant permet de vendre les biens qui y sont précisés, elle est délivrée par les guichets d’entreprises. Il faut, en plus de cette carte, toujours demander à la commune une autorisation d’occupation de la voie publique. Notez que l’occupation de la voie publique est soumise à une redevance communale. S’il s’agit d’une organisation telle qu’un marché par exemple, c’est l’organisateur qui devra obtenir l’autorisation de la commune. 

Réglementation spécifique

L'exercice et l'organisation d'activités foraines sont soumis à une réglementation spécifique.

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Besoin de conseils pour démarrer votre foodtruck ?

Souvent funs et colorés, s’articulant autour d’un concept bien défini, ils semblent une alternative facile et bon marché à l’ouverture d’un établissement fixe de petite restauration. Facile ? Pas si sûr ! Alors, si l’aventure vous tente, lisez attentivement nos conseils pour un démarrage sans à-coups !

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Contrat de ramassage des déchets

En tant que commerçant, vous êtes obligé de souscrire à un contrat pour l’enlèvement de vos déchets, auprès de l’Agence Bruxelles-Propreté ou d’un collecteur privé enregistré

Vous voulez réduire votre quantité de déchets ?  Il existe une multitude de sources pour vous aider à passer au Zéro Déchet. Plus d'infos ? Contactez le facilitateur zéro déchets : zerowasteretail@environnement.brussels 

Diffusion de musique

Déclaration auprès de la SABAM

Si vous souhaitez diffuser de la musique dans votre commerce, votre restaurant, snack, taxi, etc., vous devez introduire au préalable une déclaration auprès de la SABAM afin de participer à une rémunération équitable pour les artistes. Vous devrez donc payer un montant forfaitaire annuel qui dépendra de votre secteur. Vous trouverez la procédure et les informations sur cette page du site 1819 et sur le site de la SABAM.

Les normes en matière de bruit

Attention également à respecter les normes en matières de bruit qui sont applicables au territoire de la Region de Bruxelles-Capitale et à ne pas créer de nuisances sonores. Vous trouverez tous les détails à ce sujet sur cette page du site 1819.

Dossier Horeca

Dans la plupart des communes situées en Région de Bruxelles-Capitale, il faut demander une autorisation pour ouvrir un commerce HoReCa. Il faut généralement remettre un dossier horeca composé de manière différente en fonction des communes. 

La demande est à faire au service des classes moyennes. Certaines communes ont une cellule qui s’occupe spécifiquement des commerces HoReCa. 

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Horaire d'ouverture

Les horaires d’ouverture des commerces de détail sont réglementés par une loi fédérale.  

Les commerces offrant des services comme les restaurants, cafés, coiffeurs, … n’y sont pas soumis. 

La loi pour le commerce de détail impose notamment un jour de repos hebdomadaire et limite l’ouverture des commerces de jour (de 5h à 20h en semaine, de 5h à 21h le vendredi et veille de jours fériés) ou de nuit (de 18h à 7h du matin). 

Il existe des dérogations liées au type de commerce. 

Il existe également des dérogations communales lors de circonstances particulières : pour les soldes, les fêtes de fin d’année, les braderies, … Une liste des jours est éditée par la commune chaque année. 

Les centres touristiques bénéficient également de dérogations à la législation relative aux heures d’ouverture et au repos hebdomadaire. 

Interdiction de fumer

Il est interdit de fumer dans les lieux publics fermés. Un HoReCa est par défaut non-fumeur. Une signalisation apparente rappelant l’interdiction de fumer doit être installée, sous forme de pictogrammes ou textes d’interdiction.

Il est permis de fumer en terrasse, à condition que celle-ci soit complètement ouverte sur un côté. Il est également possible d’installer un fumoir dans votre établissement HoReCa, moyennant le respect de certaines conditions.

Toute l’information à ce sujet se trouve dans la brochure éditée par le SPF Santé Publique.

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Prévention d'incendie

Votre établissement doit être aux normes en matière de prévention d’incendie. Pour cela, il faut la plupart du temps organiser une visite des Pompiers de Bruxelles dans votre établissement, afin d’obtenir une « Attestation de sécurité d’incendie ».

Le site de référence pour Bruxelles en la matière est www.pompiers.brussels.

Horeca ou Commerce ?

Les établissements Horeca auront très souvent besoin d’obtenir une nouvelle attestation lors d’un changement d’exploitant. Pour les commerces, ce sera moins systématiquement le cas.

Dans les deux cas, les futurs exploitants horeca/commerce doivent s’adresser au Service Exploitation de leur commune pour demander, si dans leur situation, une attestation doit être obtenue. Cela dépend des règlements communaux.

Comment obtenir l’Attestation de sécurité d’incendie ?

  1. Avant toute chose, il est recommandé d’appeler le Service Prévention des Pompiers. Pour les questions d’ordre administratif, vous aurez une réponse directement. Si vos questions sont techniques et concernent les installations à prévoir, un officier vous rappellera pour vous indiquer les principales règles à suivre et règlementations applicables, selon le type d’établissement.
     
  2. Une fois que vous avez eu l’officier en ligne, suivi ses recommandations et fait le nécessaire dans votre établissement, vous devrez remplir un formulaire pour organiser la visite des pompiers, et le renvoyer à l’adresse prev@firebru.brussels. La date de visite est fixée en accord avec les pompiers. Les frais de dossier s’élèvent à un forfait de 60 EUR, et chaque visite coûte 100 EUR par heure. En général, 1 heure suffit pour la visite d’un horeca ou commerce.
     
  3. Si, lors de la visite, des manquements sont constatés, les pompiers vous transmettront leur rapport de contrôle avec ces manquements mis en remarques. La commune le recevra également. Vous serez dès lors invité à vous mettre en ordre. Pour vérifier que vous avez respecté les recommandations des pompiers, vous pourrez soit le prouver par l’envoi de photos (pour autant que ce qui devait être mis en ordre soit photographiable, comme le placement d’extincteurs par exemple), annexées au formulaire initial qu’il faudra renvoyer. Si des photos ne permettent pas de vérifier vos modifications, vous devrez reprendre un rendez-vous pour une revisite (payante au même tarif que le premier rendez-vous).
     
  4. Si tout est en ordre, vous recevrez l’attestation sans remarque.

Pour plus de détails encore, voyez le Vademecum fait par les pompiers sur le sujet.

Plus d'infos

Taxes communales imposées aux commerces

Les communes bruxelloises ont un pouvoir de taxation propre. Chaque commune peut donc demander des taxes pour différentes raisons, comme par exemple : des taxes sur les magasins de nuit, sur l’occupation de la voie publique, sur les enseignes commerciales, sur l’occupation d’un loyer commercial, …

Pour de plus amples informations, vous pouvez consulter la liste des taxes par commune ou contacter le receveur communal de votre commune.

Terrasse ou objet sur le domaine public

Dans toute la région bruxelloise, l’installation de terrasses est réglementée. Il est donc nécessaire de demander une autorisation auprès de l’autorité communale. L’autorisation délivrée est généralement annuelle. Seuls les commerces HoReCa peuvent solliciter une demande de terrasse. 
Les autres commerces peuvent demander une autorisation pour un étalage ou un chevalet.
Il existe également des autorisations à caractère événementiel, toujours à demander à la commune.
La réglementation est propre à chaque commune.

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