Carpoolen is goed voor het milieu en bevorderlijk voor uw sociale contacten. Maar hoe zit het met de fiscale behandeling van de vergoedingen voor woon-werk verkeer? Een refresh van de principes ter zake.
“Car” wat?
Carpooling is een specifieke vorm van gemeenschappelijk vervoer, waarbij minstens twee personen [1] regelmatig een auto delen (een eigen wagen of een bedrijfswagen) om van en naar het werk te rijden.
Grosso modo worden twee soorten van carpooling onderscheiden [2]:
- het algemeen stelsel waarbij gebruik gemaakt wordt van de eigen wagen;
- het bijzonder stelsel met gebruik van een bedrijfswagen
Het algemene stelsel - Carpooling met een eigen wagen
In deze hypothese betaalt de werkgever een vergoeding voor woon-werkverkeer aan de chauffeur van de wagen en/of aan de passagier(s).
De fiscale behandeling van deze vergoeding verschilt al naar gelang er sprake is van ‘georganiseerd gemeenschappelijk vervoer door de werkgever’ of niet.
Om te spreken van georganiseerd gemeenschappelijk vervoer, dienen specifieke voorwaarden te worden vervuld.
Er is sprake van georganiseerd vervoer door de werkgever
In dat geval geniet de toegekende vergoeding een fiscale gunstbehandeling. Ze wordt dan vrijgesteld voor een bedrag dat maximaal gelijk is aan de prijs van een treinabonnement in eerste klasse.
Dit geldt zowel voor de chauffeur als voor de passagier, op voorwaarde dat ze hun werkelijke kosten niet willen bewijzen en ze dus kiezen voor de forfaitaire aftrek.
In de praktijk is de woon-werkvergoeding zelden hoger dan de prijs van een eersteklasabonnement, waardoor er doorgaans dus geen belastingen moeten betaald worden op het volledige bedrag.
En wat als er geen sprake is van gemeenschappelijk georganiseerd vervoer?
Wordt de carpooling daarentegen niet door de werkgever georganiseerd, dan geldt bovenstaande gunstmaatregel niet. De algemene regels zijn dan van toepassing in die zin dat de door de werkgever toegekende vergoeding dan beperkt vrijgesteld is voor een maximumbedrag van 380 euro per jaar [3].
En wat met carpooling door middel van een bedrijfswagen?
In tegenstelling tot bij carpooling met de eigen wagen, betaalt de werkgever in deze hypothese geen vergoeding voor woon-werkverkeer (noch aan de chauffeur, noch aan de passagier(s)).
Wanneer de carpooling in die context door de werkgever georganiseerd wordt (naleving voorwaarden), dan zal de in dat verband toegekende bedrijfswagen als een vrijgesteld sociaal voordeel beschouwd worden. Er zullen dan met andere woorden geen belastingen moeten op betaald worden.
Dit is anders wanneer er geen sprake is van georganiseerde carpooling. De door de werkgever aan de werknemer ter beschikking gestelde bedrijfswagen zal dan (zoals in het algemeen het geval is) worden aanzien als een belastbaar voordeel van alle aard, dat forfaitair moet bepaald worden volgens de gekende formule.
Liever uw werkelijke kosten bewijzen?
Bovenvermelde principes zijn van toepassing wanneer de betrokken werknemer opteert voor een forfaitaire kostenaftrek.
Wie wil, kan echter zijn werkelijke kosten bewijzen ten bedrage van 0,15 euro per afgelegde kilometer woon-werkverkeer, waarbij voor de passagier een maximum geldt van 100 kilometer woon-werkverkeer enkel. Deze laatste kan als alternatief echter ook de vergoeding die hij aan de chauffeur betaalt, aftrekken als beroepskost tot maximum 75%.
Wil u meer informatie over carpooling?
Geen probleem! Na het lezen van onze informatiefiche (met schematisch overzicht van wat bovenstaand uiteengezet werd), heeft carpooling geen geheimen meer voor u.
[1] Om recht te hebben op het fiscaal gunstregime dat onder bepaalde voorwaarden van toepassing is in het kader van carpooling (zie later) moeten de personen die carpoolen niet noodzakelijk in dezelfde onderneming werken. Uw carpoolpartner kan ook gewoon uw echtgenoot of partner zijn.
[2] Circulaire van 25 februari 2013 (Ci.RH. 241/620.842)
[3] Inkomstenjaar 2016, aanslagjaar 2017
Bron: Securex Sociaal Secretariaat - Legal 09/07/2016