factuurfraude vermijden

Opgelet voor factuurfraude !

1819.brussels

Met de campagne "Hoe factuurfraude vermijden?" bundelen de overheid, ondernemers- en consumenteverenigingen en bpost de krachten in de strijd tegen factuurfraude. De campagne biedt zowel aan consumenten als aan ondernemers nuttige tips en tricks om niet in de val te lopen.

Een voorbeeld

Uw bedrijf bestelt nieuwe kantoormeubelen en ontvangt een factuur van uw leverancier. U schrijft het bedrag over op het rekeningnummer dat op de factuur staat, maar enkele weken later krijgt u een aanmaning.

Uw bedrijf is wellicht slachtoffer van een vervalste factuur. Bij deze fraude onderscheppen oplichters een factuur, veranderen het rekeningnummer en versturen de aangepaste factuur. Als u deze factuur betaalt, betaalt u dus de oplichters.

Hoe gaan oplichters te werk ?

De facturen worden op verschillende manieren onderschept.

  • Eén methode is dat oplichters ze onderscheppen in het postcircuit, zoals uit de rode brievenbussen van bpost.
  • Facturen worden ook gestolen uit postkamers van bedrijven zelf of bij particulieren (uit brievenbussen of uit het papier op straat bestemd voor de vuilniswagen).

Het wijzigen van het rekeningnummer gebeurt op verschillende manieren.

  • Vaak wordt de originele factuur ingescand en worden de gegevens van de leverancier met speciale software aangepast.
  • In andere gevallen voegen oplichters een brief bij die vermeldt dat het rekeningnummer is gewijzigd of kleven ze een sticker op de enveloppe of op de factuur “Opgelet, gewijzigd rekeningnummer”.
  • Daarna versturen ze de aangepaste factuur.

Oplichters proberen alle soorten facturen te onderscheppen: het gaat vooral om eenmalige betalingen van een groot bedrag. Uit de meldingen van factuurfraude die de Economische Inspectie in 2016 ontving, blijkt dat het over facturen van gemiddeld 12.000 euro ging, maar er zijn gevallen bekend van minder dan 1.000 euro tot facturen van enkele honderdduizenden euro.

Meer en meer is er ook sprake van digitale factuurfraude. De oplichters dringen vanop afstand binnen in het informaticasysteem van een leverancier en onderscheppen facturatiemails of passen het rekeningnummer aan. Met andere woorden, ook bij facturen die u elektronisch ontvangt, moet u op uw hoede zijn.

Wat kan uw bedrijf doen om niet in de val te lopen ?

  • Vergelijk het rekeningnummer op de factuur met het rekeningnummer op de bestelbon of officiële website van de leverancier.
  • Wees extra waakzaam als een factuur een nieuw rekeningnummer vermeldt of als er een sticker “Opgelet, gewijzigd rekeningnummer” op de enveloppe of op de factuur kleeft. Ook als het de eerste factuur is die u ontvangt van een leverancier, neemt u best even de tijd het rekeningnummer na te kijken vooraleer u betaalt.
  • Bel in geval van twijfel uw leverancier op via een nummer dat u kent (het nummer op de factuur kan ook vervalst zijn).
  • Bewaar de gegevens en het bankrekeningnummer van uw leveranciers, ook als u via e-banking betaalt. Als u een nieuwe factuur ontvangt, kijk na of het rekeningnummer overeenkomt met de opgeslagen gegevens.
  • Link in uw boekhoudsysteem rekeningnummers aan bedrijven. Als u een factuur ontvangt met een ander rekeningnummer, krijgt u daar automatisch melding van. Neem contact op met uw leverancier en vraag of de wijziging klopt.
  • Wees op uw hoede als er een kleine week (of meer) verschil is tussen de verzenddatum van de factuur en de datum waarop u ze ontvangt.  Dat is de tijd die oplichters gebruiken om de factuur te vervalsen.
  • Betaal nooit een factuur of rekening die er verdacht uitziet zonder dat u goed hebt gecontroleerd of u bij dat bedrijf iets hebt besteld.
  • Als u een factuur per e-mail ontvangt, controleer of het e-mailadres correct is. In geval van twijfel, kunt u ook het IP-adres van waaruit de e-mail werd verzonden nagaan via www.whois.com

Wat kunt u doen als u een vervalste factuur betaalde ?

  • Neem eerst eens contact op met de leverancier. Misschien is er gewoon een vergissing in het spel en heeft hij onterecht een aanmaning of betalingsherinnering gestuurd.
  • Is dat niet het geval, contacteer dan zo snel mogelijk de betrokken banken (uw bank en de bank van het rekeningnummer naar waar u hebt overgeschreven) om de fraude te melden. Uw bank zal aan de bank van het rekeningnummer van de oplichters vragen om het geld terug te storten. Deze bank zal ook de overschrijving trachten te blokkeren of zal de rekening blokkeren zodat geldafhalingen door de oplichters niet meer mogelijk zijn.
  • Meld het op meldpunt.belgie.be (optie “vervalste factuur”). Automatisch wordt uw melding doorgestuurd naar de politie en bpost zodat ze de melding ook kunnen onderzoeken. Overigens krijgt u aan het einde van uw melding meteen advies en informatie over welke stappen uw bedrijf nog kan ondernemen en wie u daarbij kan helpen.

Veelgestelde vragen

Meer informatie vindt u in "Veelgestelde vragen over factuurfraude"  van de FOD Economie.

Download de infofiche

Factuur betaald ? Of toch niet...

Blijf up-to-date

Het ondernemerslandschap staat niet stil. Wil je niets missen? Sluit je aan bij 25.000 abonnees en ontvang elke twee weken gratis leerrijke inhoudsartikels, concrete tips, boeiende ondernemersportretten, actuele nieuwtjes en een overzicht van nuttige workshops en netwerkactiviteiten in Brussel in je mailbox.