Outsourcen: hoe pakt u dat slim aan ?

Outsourcen: hoe pakt u dat slim aan ?

1819.brussels

Zowel startende als gevestigde ondernemers kennen het probleem: er is te veel te doen in te weinig tijd. Werk uitbesteden kan in dat geval een oplossing zijn. Maar wat gaat u precies uitbesteden? En hoe zorgt u ervoor dat u daadwerkelijk verlost wordt van een last en er geen molensteen bij krijgt? 

Ook al heeft u als ondernemer waarschijnlijk liefst alles zelf in de hand, toch kunnen een aantal praktische zaken, administratieve beslommeringen of bedrijfsprocessen dermate veel tijd opslorpen dat uw kernactiviteit in het gedrang komt. Of dat u gewoon niet meer doet waar u echt goed in bent. (Extra) personeel aannemen om die taken uit te voeren, is financieel ook niet altijd een optie. Op langere termijn besteed u dan maar beter een aantal zaken uit.

Wat kan u zoal uitbesteden?

Tegenwoordig kan zowat alles uitbesteed worden: salarisadministratie, catering, poetswerk, boekhouding, logistiek en distributie zijn gemeengoed geworden maar ook taken ivm productie, ICT, inkoop, administratieve ondersteuning, klantendienst, marktonderzoek, sales en marketing behoren tot de mogelijkheden.

Alvorens u halsoverkop in een outsourcing-avontuur te storten, dient u wel volgende aandachtspunten in beschouwing te nemen :

  • Wat is het doel van de uitbesteding? Wil u uw eigen aanbod verbeteren naar de klant toe of wil u de interne werking optimaliseren?
  • Over welke taken gaat het precies? Wat zijn de kwaliteitseisen?
  • Welke competenties heeft u in huis en welke meerwaarde kan een ingehuurde specialist u bieden?
  • Is het technisch of organisatorisch mogelijk over te gaan tot outsourcing? (zit u met standaardproducten of producten/diensten op maat ?)
  • Hoe ver reikt de outsourcing: is dat volledig of houdt u nog gedeeltelijk bepaalde aspecten in eigen beheer? Is het tijdelijk of geldt het enkel voor een specifiek project?
  • Wil u near shoring (lokaal outsourcen) of eerder offshoren (outsourcen naar overzeese continenten)?
  • Wat zijn de eventuele risico’s ?
  • Heeft u al een kosten/baten analyse gemaakt? Is het betaalbaar? En wanneer denkt u die kosten te hebben terugverdiend?
  • Peil vooraf ook naar de reactie van uw medewerkers indien u wil uitbesteden. Vaak is er enige weerstand tegen een dergelijke oplossing of is men bang voor negatieve reacties van de klanten.

Wat zijn de voor- en nadelen van outsourcing?

Er zitten veel voordelen aan het uitbesteden van werk, maar u moet ook bekend zijn met de nadelen en deze zeker meenemen in uw afweging.

  • Op het vlak van human ressources, verhoogt u de flexibiliteit en efficiëntie (geen tijd verliezen aan recrutering, geen opleidingen nodig, geen contract van onbepaalde duur, geen overwerk uitbetalen…)
  • U heeft nooit teveel of te weinig personeel in dienst. Vooral in trendgevoelige branches, cyclische of seizoensgebonden sectoren is outsourcen een uitkomst.
  • Outsourcen is kostenbesparend op operationeel vlak : u heeft geen wervings-of selectiekosten, geen kantoorruimte nodig voor extra personeel, geen investeringen in dure hardware, software enz…
  • U krijgt onmiddellijk de ontbrekende deskundigheid in huis, wat zelfs kan bijdragen tot innovatie en kennisoverdracht.
  • Het grote voordeel van outsourcen zit echter in de bespaarde tijd waardoor u (of uw team) zich kan focussen op uw kerntaken.

Natuurlijk kleven er ook nadelen aan uitbesteding:

  • Tenzij u beroep doet op werkkrachten in lage loonlanden, is het een misverstand om te denken dat u steevast goedkoper uit bent door bedrijfsprocessen uit te besteden. Het werk blijft immers hetzelfde en u moet het ingeschakelde bedrijf ook betalen.

  • Te weinig controle. U krijgt immers zelden inzicht in het werkproces van de tegenpartij.

Wat wel en niet doen: de outsourcing checklist

Zonder een doortimmerd eisenpakket en duidelijke monitoring, is er altijd het gevaar dat leverancier niet aan zijn verplichtingen voldoet.

Hier enkele handige tips om dit te vermijden:

Vooraf: de analyse

  • Formuleer eerst de behoeften en verwachtingen van de in te kopen dienst vanuit de eigen strategie. Besteed met name aandacht aan de interne bedrijfsprocessen waarop de uit te besteden activiteiten moeten aansluiten. Taken die tot de kernactiviteiten van het bedrijf behoren, kunnen beter niet uitbesteed worden maar wel de ondersteunende en routinematige werkzaamheden.
  • Voer een risicoanalyse uit en probeer de impact op bedrijfsvoering en personeel te kwantificeren.

Zoeken en contact nemen

  • Wees kritisch bij het zoeken van leveranciers : ga ten rade bij collega-ondernemers. Mogelijk besteden zij diezelfde taak reeds uit en kunnen ze u meteen doorverwijzen naar de juiste persoon of het juiste bedrijf in uw buurt.
  • Stel de potentiële leveranciers veel vragen ! Hoe lang bestaat het bedrijf, hoe groot is het, wat is hun financiële situatie, wat zijn hun referenties (en bel die op). Referentiesites, offertesites en online marktplaatsen bieden extra info.

Selecteren: aandachtspunten

Vertrouw de leverancier eventueel eerst een kleine opdracht toe om na te gaan of alles goed verloopt. Als het eindresultaat bevalt, kunt u de leverancier een grotere opdracht geven.

  • De werkrelatie en de communicatie zijn vaak kritische punten bij uitbesteding. Een goede overeenkomst is niets waard als die werkrelatie mank loopt. Eis in ieder geval een vast aanspreekpunt bij de tegenpartij om de lijnen kort en duidelijk te houden. Let erop dat de contactpersoon over voldoende ervaring beschikt om een project te beheren. Vraag (of geef zelf aan) hoe er moet gecommuniceerd worden, hoe vaak u overleg wil. Informeer ook naar de grootte van het team en de expertise van elk teamlid.

  • Zet de doelstellingen, de uit te besteden taken en de reikwijdte ervan duidelijk op papier.

  • Wees concreet met betrekking tot de kwaliteit, de hoeveelheden, de prijs, de snelheid, de beschikbaarheid, de privacy, wie de risico's draagt en wat de sancties zijn bij onderprestatie, in geval van eventuele vertragingen of budget- of uuroverschrijdingen of niet-naleving van de beschreven verplichtingen.
  • Bepaal wat er met extra kosten gebeurt zoals telefoonkosten en reiskosten voor overleg, extra manuren,… Die kunnen de factuur snel doen oplopen. Desgewenst kunnen in het contract ook regels en financiële prikkels (bonus of korting al naar gelang de prestaties) worden afgesproken.
  • Vraag de leverancier eventueel om een concrete business case uit te schrijven en informeer naar de werkprocedures en toegepaste methodologie.
  • Hou zelf stevig de touwtjes in handen. U blijft immers de eindverantwoordelijke. Definieer enkele kwaliteitseisen en key performance indicatoren (KPI’s). Geef ook aan of onderaanneming toegelaten is of niet en wie dan de verantwoordelijkheid draagt. En bepaal hoe vaak u evaluatiemomenten wil.
  • Indien u in fine een overeenkomst wil sluiten met een specifieke leverancier, vraag dan eerst om een ontwerpcontract zodat u alles nog eens goed kan nalezen alvorens de definitieve versie te tekenen.

Nadien: managen

  • Vergeet intern niet te communiceren over de uitbesteding en wat dat inhoudt voor het personeel. Het is beter wanneer het project ook begrepen en gedragen wordt door uw medewerkers.
  • Zorg dat u op de hoogte wordt gehouden van de vooruitgang of eventuele problemen. Vaak loopt het namelijk mis omdat het outsourcingproject intern niet goed wordt opgevolgd.

Kortom, mits goed aangepakt, kan outsourcing u de ruimte geven om te doen waar u goed in bent: uw bedrijf laten groeien !

Blijf up-to-date

Het ondernemerslandschap staat niet stil. Wil je niets missen? Sluit je aan bij 25.000 abonnees en ontvang elke twee weken gratis leerrijke inhoudsartikels, concrete tips, boeiende ondernemersportretten, actuele nieuwtjes en een overzicht van nuttige workshops en netwerkactiviteiten in Brussel in je mailbox.