Papieren en elektronische facturen: wat moet u weten?

Papieren en elektronische facturen: wat moet u weten?

1819.brussels

Elektronische facturen en papieren facturen hebben juridisch gezien dezelfde waarde. Ze zijn gelijkwaardig, omdat ze dezelfde regels moeten volgen, ongeacht het formaat. Er bestaat overigens geen verplichting om één van beide formaten te gebruiken. Het is echter wel zo dat elektronische facturen steeds meer de norm zullen worden. Om geldig te zijn moeten papieren en elektronische facturen wel voldoen aan dezelfde wettelijke voorwaarden voor facturering.

Welke juridische grondbeginselen gelden zowel voor papieren als elektronische facturen?

Het begrip ‘factuur’ komt voor in verschillende wetgevingen (handelswetgeving, btw-wetgeving, de wetgeving rond faillissementen …). Er zijn dus verschillende toepassingen. Voor handelszaken omvat het begrip drie essentiële functies, waarvan er twee verband houden met handelsrelaties en een met de fiscale en boekhoudkundige opvolging:

  • in het algemeen getuigt een factuur van de verbintenis tussen een klant en een leverancier. Ze bevestigt het bestaan van aan schuld tegenover een derde voor de levering van goederen of diensten;
  • ze vormt een uitnodiging om die schuld te vereffenen;
  • ze vormt een bewijs voor de administratie dat er een contract bestaat tussen twee personen. De administratie kan zo het verloop van de verschillende transacties volgen.

Een factuur is bijgevolg verplicht voor btw-plichtigen:

  • bij aankoop van goederen of diensten voor professionele doeleinden;
  • bij verkoop van goederen of diensten;
  • bij bevoorrading voor persoonlijke doeleinden;
  • bij gedeeltelijke of gehele inning van het verschuldigde bedrag voor de goederen of diensten voordat ze effectief geleverd worden.

Voor de verkoop van een goed of dienst aan een particulier ligt het enigszins anders. Als de particulier geen factuur vraagt aan de ondernemer, hoeft die laatste er geen te geven en volstaat een ticket. De ondernemer zal op het einde van de maand echter wel een overzichtsfactuur moeten opmaken van alle toonbankverkopen. Dat geldt bijvoorbeeld voor een textielhandel die verkoopt aan particulieren en daarbij geen facturen opmaakt.

Voor de verkoop van goederen of diensten aan een andere onderneming kan ook een globale factuur worden opgemaakt op het einde van de maand of de opdracht. Daarvoor moet er wel een voorafgaande overeenkomst opgesteld zijn tussen beide partijen. We nemen het voorbeeld van Lisa, die als zelfstandige in bijberoep drie keer per week yogales geeft in een wellnesscenter. Ze factureert haar diensten niet aan haar klanten, maar aan het center. Dat kan als ze vooraf overeengekomen zijn dat Lisa een maandelijkse factuur zal opmaken voor haar wekelijkse dienstverlening. Ze had ook een factuur kunnen opmaken na elke dienstverlening, maar aangezien diee van vaste en regelmatige aard zijn, is het eenvoudiger om maandelijks een globale factuur op te maken.

Structuur en inhoud

Ook al zijn er verschillen tussen factuurmodellen voor ondernemingen (zie het voorbeeld op pagina 48-51 in de Syllabus voor basiskennis bedrijfsbeheer van Brussel Economie en Werkgelegenheid), toch bestaan facturen doorgaans uit drie delen:

  • een hoofding met de gegevens van de verkoper en de koper,
  • een gedeelte met een beschrijving van de goederen/diensten en andere verplichte vermeldingen,
  • en de algemene verkoopvoorwaarden. Die laatste zijn niet verplicht, maar wel sterk aanbevolen! Het is een manier om duidelijkheid te scheppen in de relatie tussen de verkoper en de koper. Ons advies: vermeld in al uw documenten (facturen, maar ook bestelbonnen, leverbonnen ...) dat er algemene verkoopvoorwaarden gelden die (bijvoorbeeld) geraadpleegd kunnen worden op uw website of op de achterzijde van uw factuur.

Om geldig te zijn, moet een factuur minstens de verplichte vermeldingen bevatten. Het is dan ook heel belangrijk om facturen op te maken zoals het hoort. Zo beschikt de administratie over een controlespoor van de transacties, en daarom gelden er voorwaarden voor de vorm en inhoud. Die voorwaarden zijn dermate belangrijk (en dus ook verplicht) dat de btw-administratie bij onregelmatigheden een factuur en bijgevolg het principe van aftrekbaarheid kan weigeren.

De elektronische factuur

Vier essentiële concepten:

  1. De 'authenticiteit' van de herkomst: de identiteit van de partij die de factuur uitschrijft, moet duidelijk herkenbaar zijn. De leverancier van goederen of diensten moet in staat zijn om te bewijzen dat hij de factuur heeft uitgegeven (of dat de factuur uitgegeven werd door een derde in naam en voor rekening van de leverancier);

  2. De integriteit van de factuur: om te waarborgen dat de factuur niet gewijzigd werd. De ondernemer moet een systeem toepassen om wijziging van de inhoud van een factuur te voorkomen;

  3. De leesbaarheid: de inhoud van de factuur moet duidelijk leesbaar zijn, zowel op een scherm als op papier (bijvoorbeeld na het afdrukken ervan);

  4. Acceptatie: het gebruik van de elektronische factuur moet door de klant worden geaccepteerd. Dat gebeurt ofwel door ondertekening van een document, ofwel door betaling van de factuur door de klant - zoals bij een factuur op papier. Dat is echter een minder expliciete acceptatiewijze.

Goed om weten ...

Wat als u zowel papieren als elektronische facturen moet beheren? In dat geval beschikt u over twee mogelijkheden: u kunt beide stromen volledig apart beheren, of slechts één gegevensstroom behouden door al uw papieren documenten te scannen of al uw elektronische facturen af te drukken.

De bewaartermijn voor papieren en elektronische facturen is gelijk, namelijk 7 jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van uitreiking. Sinds 2015 is het ook verplicht om alle correspondentie in verband met de facturen te bewaren, zelfs e-mails met prijsoffertes, enz. Om meer duidelijkheid te scheppen voor de ondernemer zelf, is het aangeraden om het ondernemingsnummer te vermelden in correspondentie per e-mail.

Het volstaat niet om het woord 'factuur' te vermelden opdat de factuur als dusdanig geldig zou zijn. Het is essentieel om de minimale verplichte vermeldingen op de factuur te voorzien.

Elektronische en papieren facturen zijn gelijkwaardig, voor zover ze dezelfde regels voor facturering naleven. Elektronische facturen moeten duidelijk herkenbaar zijn als elektronisch, wat betekent dat het document in elektronisch formaat opgemaakt en ontvangen wordt. U beschikt over verschillende mogelijkheden om facturen op te maken en te verzenden: e-mail, pdf, specifieke software … Aan u de keuze.

Bronnen:

Blijf up-to-date

Het ondernemerslandschap staat niet stil. Wil je niets missen? Sluit je aan bij 25.000 abonnees en ontvang elke twee weken gratis leerrijke inhoudsartikels, concrete tips, boeiende ondernemersportretten, actuele nieuwtjes en een overzicht van nuttige workshops en netwerkactiviteiten in Brussel in je mailbox.