Conseils pour protéger votre propriété intellectuelle en Chine et en Asie du Sud-Est

Zo beschermt u uw intellectueel eigendom in China en in Zuidoost-Azië

1819.brussels

De laatste tijd hebben China en de meeste Zuidoost-Aziatische landen aanzienlijke inspanningen geleverd voor een betere bescherming van intellectuele eigendomsrechten (IER) en om hun bestaande wetgeving inzake intellectuele eigendom (beter) te doen overeenstemmen met de internationale standaarden. Toch zijn vervalsing, inbreuken op handelsmerken en andere IER-schendingen nog altijd een van de grootste problemen in zowel China als Zuidoost-Azië. Europese kmo’s moeten dus extra aandacht besteden aan enkele belangrijke punten om ervoor te zorgen dat hun IER doeltreffend beschermd worden.

Intellectuele eigendomsrechten zijn territoriaal: registreren is de boodschap!

Europese kmo’s moeten weten dat intellectuele eigendomsrechten (IER) territoriaal zijn (dit geldt zowel in Zuidoost-Azië als in China). Bijgevolg zijn IER enkel geldig als de intellectuele eigendom geldig geregistreerd werd in het thuisland. Kmo’s die van plan zijn de Zuidoost-Aziatische en Chinese markten aan te boren, moeten dus weten wanneer ze hun handelsmerk, octrooien en ontwerpen moeten registreren. Het antwoord? Zodra een bedrijf zijn verkoop en activiteiten wil internationaliseren, moet het de nodige stappen ondernemen om zijn handelsmerken en andere IE te registreren in de doellanden. Voor een efficiënte bescherming is het essentieel over de relevante informatie te beschikken en op voorhand actie te ondernemen.

Handelsmerken worden toegekend volgens het ‘first-to-file-systeem’

Handelsmerkstelsels in China en Zuidoost-Azië hanteren over het algemeen het ‘first-to-file-systeem’. Dat betekent dat de eerste persoon die een aanvraag voor een handelsmerk indient in China of Zuidoost-Aziatische landen over dat recht zal beschikken eens de registratie werd goedgekeurd, ongeacht het ‘eerste gebruik’. Er gelden enkele uitzonderingen voor de bescherming van ongeregistreerde handelsmerken in Maleisië en Singapore, maar het is steeds aangeraden handelsmerken te registreren. Als de eigenaar de aanvraag tot bescherming dus niet tijdig indient, zou iemand anders hem voor kunnen zijn om de winst op te strijken door de reputatie van het merk uit te buiten, of door het handelsmerk zelf te kwader trouw te registreren om het vervolgens door te verkopen aan de rechtmatige eigenaar of zelfs een rechtszaak tegen hem aan te spannen. Het ‘te kwader trouw’ registreren van handelsmerken om er geld mee te verdienen is een van de belangrijkste IER-inbreuken in China, Indonesië en Thailand.

Wanneer iemand het handelsmerk van een kmo ‘kaapt’ (het handelsmerk van de kmo als eerste registreert), overwegen die kmo’s misschien om het terug te kopen. Over het algemeen is het dan goedkoper een lokale advocaat onder de arm te nemen dan rechtstreeks met de verkoper te handelen. De advocaat kan namelijk administratieve archieven gebruiken in de onderhandelingsprocedure, op basis van de lokale gebruiken.

Geef uw handelsmerk een lokale naam

Bedrijven moeten ook nadenken over hoe het handelsmerk vertaald wordt naar lokale talen. Als u uw handelsmerk in het Latijnse alfabet registreert, betekent dit niet dat dit handelsmerk of een daarop gelijkend handelsmerk niet meer in lokale schriften kan worden gebruikt of geregistreerd. Als het bedrijf niet voor een lokaal equivalent kiest, zullen de consumenten dat hoogstwaarschijnlijk zelf doen, wat de reputatie van het bedrijf zou kunnen beïnvloeden. Het is bijzonder belangrijk een Chinees equivalent voor het handelsmerk te kiezen, omdat niet enkel de betekenis, maar ook de klank, de toon en zelfs het uitzicht van de Chinese tekens de reputatie van het merk kunnen beïnvloeden. Als het lokale handelsmerk niet geregistreerd wordt, lopen bedrijven ook het risico dat een ander bedrijf dit gewoon overneemt of zelf het lokale handelsmerk registreert. In Zuidoost-Aziatische landen is het voor kmo’s ten zeerste aan te raden hun handelsmerken in het lokale schrift te registreren, bv. in het Vietnamees, Tamil, Thais, Laotiaans, Birmees en het Khmer.

Auteursrechten registreren is warm aanbevolen

Auteursrecht ontstaat automatisch en gelijktijdig met de creatie van het werk. Toch is het in China en de meeste Zuidoost-Aziatische landen mogelijk dit auteursrecht vrijwillig te registreren. Dit kan een nuttig bewijsstuk vormen voor de efficiënte oplossing van geschillen over eigenaarschap. Auteursrechten registreren is niet duur, dit kost gemiddeld € 30. Voor de meeste instanties die instaan voor het handhaven van IER moet het auteursrecht lokaal geregistreerd zijn voor ze zaken over inbreuken op IER kunnen behandelen voor bedrijven.
Het wordt Europese kmo’s aangeraden hun waardevolle activa te registreren onder het auteursrecht. Een geregistreerd auteursrecht kan ook nuttig zijn om andere IER te staven in handhavingszaken. Een bedrijf kan zijn logo bijvoorbeeld meestal zowel onder het auteursrecht als onder het merkenrecht beschermen, en een innovatief verpakkingsontwerp beschermen via registratie en via het auteursrecht. Voor meer informatie over de lokale gebruiken ter bescherming van IE kunnen Europese kmo’s contact opnemen met de Chinese en Zuidoost-Aziatische IER-helpdesk voor kmo’s via question@china-iprhelpdesk.eu en question@southeastasia-iprhelpdesk.eu.

Buitenlandse kmo’s zullen meestal een beroep moeten doen op een lokale agent om de registraties van hun auteursrechten te vervolledigen als ze niet over een legale verblijfplaats of zetel beschikken in het land waar ze hun auteursrecht willen registreren.

Geheimhoudings- en vertrouwelijkheidsovereenkomsten zijn essentieel om handelsgeheimen te beschermen

Hoe kunnen Europese kmo’s hun technische informatie in China en Zuidoost-Azië beschermen? China en de meeste Zuidoost-Aziatische landen bieden een wettelijk kader voor de bescherming van handelsgeheimen. De wetten voorzien ook in herstelmaatregelen voor wanneer handelsgeheimen onrechtmatig onthuld worden. Maar om inbreuken op het handelsgeheim te kunnen aanvechten, moeten kmo’s in staat zijn aan te tonen dat er duidelijk werd vermeld dat er een vertrouwelijkheidsverplichting gold in de zakelijke overeenkomsten met derde partijen. Aan de hand van geheimhoudings- en vertrouwelijkheidsovereenkomsten kunnen kmo’s bewijzen dat er maatregelen werden genomen om de geheimhouding te bewaren. Werknemers kunnen contractueel tot vertrouwelijkheid verbonden worden, en wat de werknemer tijdens bedrijfsactiviteiten creëert, kan aan de werkgever toegekend worden. Deze clausules beschermen zowel de huidige als de toekomstige IE van het bedrijf, en verzekeren dat het bedrijf de IER behoudt op producten die hun werknemers voor het bedrijf creëren.

Zowel in China als in de meeste Zuidoost-Aziatische landen zijn handelsgeheimen beschermd zolang het geheim bewaard blijft. Onthoud echter dat het in Thailand nuttig kan zijn handelsgeheimen te registreren bij het Thaise departement voor intellectuele eigendom, omdat het kan worden gebruikt als fundamenteel bewijsstuk bij geschillen, ook al worden handelsgeheimen zonder registratie reeds automatisch beschermd door de Thaise wet (als ze voldoen aan specifieke criteria).

Octrooien werken volgens het systeem van ‘first-to-file’ en absolute nieuwheid

Een in Europa geregistreerd octrooi heeft geen automatisch juridisch effect in China en Zuidoost-Azië. Het is dus van groot belang een aanvraag in te dienen voor bescherming door octrooien in China en Zuidoost-Azië voor elke innovatie, ook al staat nog niet vast wanneer het product op de internationale markt gebracht zal worden. Daarbij moeten Europese kmo’s in het achterhoofd houden dat de meeste landen werken volgens het principe van ‘absolute nieuwheid’ (innovatie is niet overal gekend) en ‘first-to-file’. Daarom moeten nieuwe uitvindingen zo lang mogelijk geheim gehouden worden, tot er een octrooiaanvraagdatum verkregen is. Kmo’s kunnen ook bescherming aanvragen onder het octrooisamenwerkingsverdrag (Patent Cooperation Treaty of PCT). Zo kunnen ze hun uitvinding in meerdere landen tegelijk beschermen met een octrooi, door één enkele ‘internationale’ octrooiaanvraag in te dienen in plaats van verschillende nationale aanvragen te doen. China is een verdragsluitende staat van de PCT, net als de meeste Zuidoost-Aziatische landen, met uitzondering van Cambodja en Myanmar.

Zet u actief in voor het handhaven van uw rechten

Als u een nieuwe markt wilt betreden en uw IER wilt beschermen, moet u bereid zijn uw rechten af te dwingen of te verdedigen om ervoor te zorgen dat uw zakelijke doelstellingen behaald worden. Het is dus cruciaal een budget in te plannen voor de handhaving van uw rechten. Meestal moeten Europese kmo’s actief handelen om hun rechten af te dwingen wanneer ze een inbreuk vaststellen. Als ze bekend staan als kmo’s die snel rechtszaken aanspannen, zullen andere bedrijven in de toekomst minder gemakkelijk inbreuken plegen op hun rechten. De middelen die nodig zijn om zo’n reputatie te verwerven hangen samen met de omvang van de inbreuk.

Wanneer u uw IER wilt afdwingen in China en Zuidoost-Azië is een goede strategie van groot belang. De handhaving van IER is namelijk nog steeds onderontwikkeld in vele landen. Zowel in China als in de meeste Zuidoost-Aziatische landen zijn er meestal verschillende manieren om uw IER af te dwingen. In China is het waarschijnlijk aan te raden administratieve acties te ondernemen eerder dan een burgerrechtelijke procedure of strafrechtelijke vervolging in te stellen. Administratiefrechtelijke handhaving wordt door gespecialiseerde overheidsinstanties behandeld en is meestal snel, goedkoop en redelijk efficiënt. Bedrijven kunnen de producten die een inbreuk vormen in beslag laten nemen of vernietigen en er kunnen boetes worden opgelegd, maar er wordt geen schadevergoeding toegekend. In Zuidoost-Aziatische landen als Maleisië en Thailand zijn strafrechtelijke acties dan weer efficiënter om inbreuken een halt toe te roepen, omdat burgerrechtelijke acties veel tijd in beslag nemen en slechts verwaarloosbare boetes opleveren. Het is raadzaam professioneel advies te vragen om de meest kostenefficiënte IE-handhavingsstrategie te ontwikkelen.

Ongeacht de manier waarop ze de handhaving van hun rechten nastreven, moeten kmo’s in het achterhoofd houden dat ze geschikt bewijsmateriaal moeten verzamelen om aan te tonen dat zij de eigenaars zijn van de IER in de respectievelijke landen (daarom is het dus erg belangrijk uw IE op voorhand te laten registreren) of dat een derde partij inbreuk pleegde op hun IER. Dat betekent dat Europese kmo’s ertoe bereid moeten zijn bewijsmateriaal te verzamelen en nauw samen te werken met de autoriteiten in het handhavingsproces.

De Chinese en Zuidoost-Aziatische IER-helpdesk voor kmo’s zijn projecten die door de Europese Unie medegefinancierd worden en die Europese kmo’s gratis praktisch zakenadvies geven in verband met IER in China (met inbegrip van Hongkong, Macao en Taiwan) en Zuidoost-Azië. Bezoek het onlineportaal op http://www.ipr-hub.eu/ om meer te weten te komen over alle aspecten van intellectuele eigendomsrechten in China of Zuidoost-Azië, met inbegrip van de bescherming van uw auteursrechten in de creatieve sector.

Voor gratis deskundig advies voor uw bedrijf inzake IER in China en Zuidoost-Azië, kunt u uw vragen mailen naar question@china-iprhelpdesk.eu en question@southeastasia-iprhelpdesk.eu. U ontvangt binnen drie werkdagen een antwoord van een van de deskundigen van de helpdesk.

Blijf up-to-date

Het ondernemerslandschap staat niet stil. Wil je niets missen? Sluit je aan bij 25.000 abonnees en ontvang elke twee weken gratis leerrijke inhoudsartikels, concrete tips, boeiende ondernemersportretten, actuele nieuwtjes en een overzicht van nuttige workshops en netwerkactiviteiten in Brussel in je mailbox.