Werkruimtes in Brussel : welke locatie voor je professionele activiteit ?

Laatst gewijzigd:

woensdag 15 september 2021

Het kiezen van een vestigingsplaats voor jouw activiteit of onderneming kan onbelangrijk lijken, maar het kan echt een invloed hebben op je motivatie en het welslagen van je project. Waar moet je rekening mee houden bij het kiezen van een locatie ? Hoe de weg vinden tussen thuiswerk, coworking, werken in een afgesloten ruimte/halfgesloten ruimte, alleen of met anderen?

WIE BIEDT kantoorruimtes en werkplekken AAN in brussel?

  • Bedrijfs- en zakencentra bieden een grote verscheidenheid van allerlei soorten ruimtes te huur aan.
  • Coworkings verhuren werkplekken: gedeelde werkplekken in open ruimtes maar ook kantoren, vergaderzalen enz.
  • Incubatoren – structuren die verbonden zijn aan een universiteit of een hogeschool – bieden onderdak aan innovatieve start-ups (sector wetenschappelijk onderzoek) en stellen hen in staat om daar te werken.
  • Bepaalde bedrijven in de privésector bieden vergaderzalen of kantoren te huur aan.
  • Activiteitencoöperaties voor werkzoekenden die hun project willen voorbereiden en uittesten, beschikken ook over aangename werkruimtes voor diegenen die door de coöperatie worden begeleid.
  • Particulieren spreken af om bij één van hen thuis te werken. Dit is het cohoming-concept.

WELKE SOORTEN WERKRUIMTES?

HET AFGESLOTEN KANTOOR

Dit type kantoor is niet alleen beschikbaar in private zakencentra. Vele coworkings, incubatoren, bedrijfs- en zakencentra beschikken over afzonderlijke ruimtes om een isolement te garanderen die de concentratie, discretie en vertrouwelijkheid ten goede komen. Zo'n kantoor biedt beslist meer rust. Het laat ook toe om je werkruimte een beetje te personaliseren. Een kantoor alsof je thuis bent, maar met minder afleidingen, staat voor jou ter beschikking! Vaak zijn vooral zelfstandigen geïnteresseerd in het huren van een echt kantoor om er klanten te ontvangen op een plek met een professionele uitstraling. Het kantoor biedt ook meer vertrouwelijkheid, zowel voor afspraken als om een idee te beschermen. De formules zijn vaak flexibel, maandelijks te betalen en de diensten worden aan jouw behoeften aangepast.

HET HUREN VAN EEN WERKRUIMTE in een COWORKING, EEN BEDRIJVENCENTRUM OF EEN INCUBATOR

Deze gedeelde werkruimtes geven het werken een gezelliger karakter, moedigen de solidariteit en het delen van ervaringen aan en maken het mogelijk om een professioneel netwerk te creëren of uit te breiden. De prijs ligt vaak lager dan die van een onafhankelijk kantoor, de formules zijn flexibel en bieden toegang tot tal van apparatuur: kantoor, internet, printer, videoprojector enz.

Afhankelijk van zijn behoeften en uitdagingen kan de ondernemer soms genieten van de hulp van professionele consultants en coaches, met name wat betreft bedrijfsbeheer en opstart, het opzetten van een business model, technologische ontwikkeling, advies op juridisch vlak, management en andere domeinen.

Vele positieve punten die aanspreken en hun waarde bewijzen. Hou er echter rekening mee dat sommige mensen wat meer tijd nodig hebben om hun draai te vinden of om op relationeel en logistiek vlak te wennen aan de ruimte. Bovendien is het normaal dat je een gedeelde ruimte minder kan personaliseren dan een kantoor bij jou thuis. In een gedeelde ruimte is er ook een minimum aan orde vereist.

DE HALFGESLOTEN RUIMTE

Waarom niet kiezen voor een tussenweg? Indien je gevoelig bent voor lawaai, kan je je best op voorhand informeren over de inrichting. In sommige gedeelde ruimtes kunnen er ook tussenschotten of planten staan, waardoor iedereen een beetje zijn eigen plekje heeft. Op die manier zouden mensen die wat rust nodig hebben om te werken, zich toch kunnen vinden in het concept van gedeelde ruimtes. Soms zijn er speciaal ruimtes voorzien om te telefoneren.

BIJ JOU THUIS

Door je activiteit te starten waar je woont, kan je de financiële last van het huren of kopen van een kantoor/lokaal aanzienlijk verlagen. Je wint dus op verschillende niveaus: in reistijd tussen woon- en werkplaats, een vrijer uurrooster, in onkosten. Als je huurt, zorg er dan voor dat je de toestemming krijgt van de verhuurder om er een professionele activiteit te mogen uitoefenen en controleer in je huurovereenkomst of je een percentage van de huur fiscaal in mindering mag brengen in functie van de gebruikte oppervlakte.

Opgelet, thuiswerken heeft niet alleen maar voordelen. Motivatie en productiviteit kunnen op de proef worden gesteld als je alleen thuis bent. Bovendien kan het zijn dat je vanwege je activiteit stedenbouwkundige regels moet naleven. Door de bescherming van de woningen is de mogelijkheid om thuis een beroepsactiviteit uit te oefenen, beperkt. Dit is alleen mogelijk voor bepaalde zogenaamde vrije of “niet-commerciële” activiteiten, zoals advocaat, notaris, dokter, architect, consultant, accountant, vastgoeddeskundige, psycholoog, fiscaal consultant enz. (In dit artikel vind je informatie over dit type van activiteiten …). Er zijn met name beperkingen verbonden aan de oppervlakte die aan de professionele activiteit is toegewezen. In dit artikel vind je alle informatie hierover.

Helaas sluiten veel huurcontracten voor huurders de mogelijkheid uit om een deel van de huur fiscaal in mindering te brengen, omdat dit gevolgen heeft voor de belastingaanslag van de verhuurder.

BIJ IEMAND THUIS (COHOMING)

Hier beschikt je over een ruimte die vaak veel gezelliger en comfortabeler is dan de meer klassieke werkruimtes. Een plek waar je je thuis voelt (als jullie dezelfde smaak hebben). Buiten de sfeer is het ook de bedoeling om het samenwerken in kleine groepen aan te moedigen en om te vermijden dat je abonnementen met een looptijd van meerdere maanden moet aangaan.

Ga toch na of de plek is uitgerust met toestellen (printers of andere) die je nodig hebt en dat je werkdag niet verandert in een dagje 'uit' met vrienden.

WELKE HUURVOORWAARDEN?

DE HUUROVEREENKOMST VAN EEN KANTOOR

Opgelet, de correcte term is “gemeenrechtelijke huurovereenkomst” (“huurovereenkomst van een kantoor” is geen juridisch begrip). Wanneer een gebouw aan een kantoor wordt toegewezen, kunnen de verhuurder en de huurder een gemeenrechtelijke huurovereenkomst afsluiten. Deze huurovereenkomst is geschikt voor niet-commerciële activiteiten (vrije, intellectuele, medische en juridische beroepen, verzekeraars, accountants enz.) of voor commerciële activiteiten die niet zonder afspraak toegankelijk zijn voor het grote publiek. De huurovereenkomst wordt afgesloten voor drie jaar. Deze huuroverkomst biedt meer contractuele vrijheid dan een handelshuurovereenkomst – handig wanneer de partijen het bijvoorbeeld eens zijn om soepele opzeggingsregels vast te leggen. 

DE DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST

De dienstverleningsovereenkomst is een voldoende flexibel contract en meer geschikt voor het delen van kantoren. Dit contract maakt het mogelijk om zonder te lang te moeten wachten, uit het kantoordelen te stappen of om de duur van het contract eenvoudig te verlengen. Dit is vooral handig als je niet weet of de formule of de plek voor jou geschikt is of als je project bijvoorbeeld een andere wending aanneemt. Aan het begin van een activiteit is het vaak moeilijk om op middellange of lange termijn zicht op je activiteit te hebben. Indien je een kantoor huurt, ben je hier enkele jaren aan verbonden, wat een rem kan zijn. Bij coworking bevat het contract dat je ondertekent automatisch een minimale verbintenisduur (maar de duur kan zich tot enkele maanden beperken) en een korte opzegtermijn die gerespecteerd moet worden.

ONDERVERHURING

Onderverhuring stelt de huurder in staat om een deel van zijn ruimte te verhuren wanneer hij afwezig is (in geval van vakantie, tijdelijke werkonderbreking enz). Dit is over het algemeen alleen mogelijk indien de voorwaarden van de huurovereenkomst of de regels die van toepassing zijn op de huurovereenkomst onderverhuring toestaan.

DE HANDELSHUUROVEREENKOMST

Dit type overeenkomst heeft betrekking op een gebouw of een deel van een gebouw voor “detailhandelsactiviteiten of de activiteit van een ambachtsman die in direct contact staat met het publiek” (horeca, kruidenier, kantoorboekhandelaar enz.). Deze huurovereenkomst is dus in principe van toepassing voor winkels en niet voor kantoren.

Deze huurovereenkomst biedt erg veel bescherming aan de huurder gezien de minimale looptijd van negen jaar en de strikte voorwaarden om de overeenkomst te beëindigen. De huurder kan de overeenkomst iedere drie jaar, met een opzegtermijn van zes maanden, beëindigen. Maar als de verhuurder de huurder uit het pand wil zetten, moet hij ofwel een aanzienlijke vergoeding aan de huurder betalen, ofwel, in specifieke gevallen, is er sprake van een aanzienlijke opzegtermijn en soms ook van een vergoeding (bijvoorbeeld wanneer de uitgeoefende activiteit gelijkaardig is). Dit biedt een langdurige stabiliteit en langdurig comfort aan de huurder.

Enkele handige artikels over dit onderwerp op volgende sites :

DE KORTLOPENDE HANDELSHUUROVEREENKOMST

Sinds 2019 is het mogelijk om een handelshuurcontract te sluiten voor een periode van 1 jaar of minder. Dit is perfect geschikt voor bloeiende pop-ups en tijdelijke situaties.
Details van deze huurovereenkomst.

DE PRECAIRE WOONOVEREENKOMST

De precaire huurovereenkomst is geen echte huurovereenkomst en beschermt de partijen niet goed, maar zij bestaat nog steeds en wordt gebruikt voor zeer korte perioden en in uitzonderlijke omstandigheden. Het verdient aanbeveling deze schriftelijk te sluiten en de reden van sluiting te vermelden. Het kan door een rechter worden geherkwalificeerd als een huurovereenkomst indien de feiten wijzen op een situatie waarin een huurovereenkomst moet worden gesloten.
Handige site over dit onderwerp.

COMMERCIËLE CO-LOCATIE

Het gaat hier om handelaars die een commerciële ruimte en het bedrag van de huur delen. Let wel, het gaat hier niet om een juridisch gedefinieerd begrip. Voorwaarde is dat de partijen het over verschillende punten eens moeten worden. Commerciële co-locatie is gebruikelijker voor tijdelijke bewoning. Er moet een kortlopende huurovereenkomst of een overeenkomst voor onzekere bewoning worden opgesteld, evenals een huishoudelijk reglement. 

SELECTIECRITERIA

Afhankelijk van jouw activiteit is het raadzaam om je criteria in volgorde van belangrijkheid op te lijsten. Enkele voorbeelden:

  • De vestigingsplaats: de toegankelijkheid met betrekking tot uw thuisadres, klanten, leveranciers, parkeermogelijkheden in de omgeving, bereikbaarheid met het openbaar vervoer.
  • De uitstraling: de buurt, het gebouw, de zichtbaarheid.
  • De sfeer: vraagt je sector om een officiële of informele setting?
  • De sector: bepaalde coworkings zijn in de ene of andere sector georiënteerd. Voorbeeld: Creatis voor de artistieke sector, de incubator BLSI voor bedrijven die onderzoek doen naar de menselijke gezondheid, Betacowork voor het digitale domein enz.
  • Kosten: de tarieven voor coworkers variëren: u moet rekening houden met gemiddelde maandelijkse kosten tussen de 200 en 500 euro per werkplek, afhankelijk van de gekozen plek en diensten.
  • Subsidies: heb je een ondernemerschapsproject of bestaat je onderneming nog geen drie jaar?  In dat geval kan je een premie van ten hoogste € 450 krijgen voor je abonnement op een erkende coworkingruimte in het Gewest.

Elders op deze website vind je meer inspiratie over de criteria die voor jou belangrijk zijn.

TOT WELKE INSTANTIES KAN JE JE RICHTEN, WAAR ZOEKEN?

  • Op de website 1819 (tool “Wie kan mij helpen?”) vind je een lijst van coworkings, incubatoren, bedrijfs- en zakencentra in Brussel. Meer dan 99 adressen!
  • De website van Brusselse incubatoren (BLSI, EEBIC, ICAB en Greenbizz waarvan je de beschrijving ook in onze rubriek Wie kan me helpen terugvindt)
  • Op de volgende websites èkan je ook zoeken naar bedrijvencentra: www.centres-d-affaires.bewww.belgianworkspaceassociation.bewww.matchoffice.be of voor slechts enkele uren: www.mobispot.be.
  • De Inventimmo-databank (van CityDev – verantwoordelijk voor de stadsontwikkeling van het Brussels Gewest) toont op haar website beschikbare professionele ruimtes, magazijnen, industrieterreinen of kantoren en de beschikbaarheid van bedrijfscentra. De databank kan gratis online geraadpleegd worden.
  • De website https://tijdelijkgebruik.brussels/  tracht de leegstaande ruimtes in Brussel te inventariseren en ontmoetingen tussen eigenaars enerzijds en tijdelijke initiatiefnemers anderzijds aan te moedigen.tente de répertorier les espaces vacants à Bruxelles et de favoriser la rencontre entre propriétaires d’une part et des porteurs d’initiatives temporaires d’autre part.
  • De Newton II-site in Anderlecht beschikt over werkplaatsen voor ambachtslieden (timmerwerk, ijzerwerk, enz.) voor hun activiteiten.
  • Andere privé-initiatieven die je kunnen helpen bij je zoektocht of die je kunnen inspireren: https://co-homing.net/ (cohoming), https://www.chooseandwork.be(zoekmachine voor kantoren te huur aangeboden bij privé-ondernemingen), www.thehorizonresidence.be (Woon- en werkruimtes op hetzelfde adres), www.bird-office.com (zoekmachine voor vergaderzalen te huur aangeboden), Workero (huur van lokalen bij aangesloten bedrijven of coworkings) enz.
  • Je kan ook een beroep doen op een vastgoedmakelaar of gebruikmaken van een gespecialiseerde website.

AANDACHTSPUNTEN

MAATSCHAPPELIJKE ZETEL EN BEDRIJFSZETEL

Wanneer je als zelfstandige begint, moet je een maatschappelijke zetel kiezen die overeenstemt met het wettelijke adres van jouw activiteit. Je kan ook een bedrijfszetel hebben. Dit is de plaats waar de activiteit effectief wordt uitgeoefend. Soms bevinden de maatschappelijke zetel en de bedrijfszetel zich op hetzelfde adres, maar dat is niet altijd het geval: een handelaar kan zijn onderneming bij zijn thuis domiciliëren en in zijn winkel op een ander adres werken.

Is het mogelijk om het adres van een zakencentrum/bedrijfscentrum of van een coworking te kiezen als maatschappelijke zetel? Het antwoord is vaak ja. Het is trouwens een dienst die vaak wordt aangeboden in de pakketten van inbegrepen diensten, en dit stelt je in staat om een professioneel adres te hebben dat overeenstemt met de plaats waar je werkt.

Opgelet voor de fictieve zetel: het is uitgesloten om een adres in een coworking/bedrijfs- of zakencentrum in Brussel te huren om op die manier een Brusselse subsidie te krijgen. Het Gewest is zeer oplettend en kan, in geval van een subsidieaanvraag, nagaan of je effectief op het opgegeven adres werkt.

IN BRUSSEL OF NIET? 

Woon je vlak bij een andere regio en twijfel je tussen Brussel of ergens anders in België? Laat je ervan overtuigen voor Brussel te kiezen en herlees het artikel 5 goede redenen om je bedrijf te starten in Brussel !  

Blijf up-to-date

Het ondernemerslandschap staat niet stil. Wil je niets missen? Sluit je aan bij 25.000 abonnees en ontvang elke twee weken gratis leerrijke inhoudsartikels, concrete tips, boeiende ondernemersportretten, actuele nieuwtjes en een overzicht van nuttige workshops en netwerkactiviteiten in Brussel in je mailbox.