Hoewel het relatief eenvoudig is en niet lang duurt om een vzw op te richten, moet die wel voldoen aan een hele resem administratieve verplichtingen en een bepaalde bestuursvorm hebben. Maar vergis je niet: het dagelijks beheer van een vzw is in veel opzichten complexer dan dat van andere ondernemingsvormen.
De Raad van Bestuur : het hart van de vzw
Rol en verantwoordelijkheden van de RvB
De raad van bestuur (rvb) is het bestuursorgaan (BO) van de VZW. Het is verantwoordelijk voor beheer en de leiding van de VZW, voor de strategie en de financiële en juridische aspecten. Daarnaast, moet ze alle verplichtingen en formaliteiten respecteren waaraan de verenigig moet voldoen en ervoor zorgen dat de activiteiten bijdragen aan het doel van de vereniging, zoals vastgelegd in de statuten.
📌 Enkele voorbeelden van beslissingen die RvB neemt :
- Aanwerven van personeel
- Ondertekenen van een huurcontract
- Aangaan van een lening of verbintenis
- Onderekenen van een samenwerkingsovereenkomst
- ...
De beslissingen die de raad van bestuur neemt, moeten schriftelijk worden vastgelegd in notulen die op de zetel van de vzw op papier of digitaal bewaard worden.
Aantal bestuurders en verantwoordelijkheden
Een VZW moet minstens drie bestuurders hebben (twee als er minder dan drie leden zijn).
⚠️ Opgelet: De bestuurders van een vzw zijn persoonlijk aansprakelijk. Dat wil zeggen dat ze met hun persoonlijk vermogen aansprakelijk gesteld kunnen worden voor wanbeheer, crimineel wangedrag of het niet betalen van bepaalde belastingen of socialezekerheidsbijdragen. De bestuurders zijn ook hoofdelijk aansprakelijk in geval van eventuele tekortkomingen. Als bijvoorbeeld de jaarrekening niet tijdig neergelegd wordt, is het hele bestuursorgaan aansprakelijk en dus niet alleen de bestuurder die als penningmeester aangesteld is. Het niet kennen van de regels die gelden voor de werking van een vzw en haar verplichtingen kan dus ernstige gevolgen hebben voor de bestuurders. We raden je aan om bij te blijven en je regelmatig te informeren.
Frequentie van de vergaderingen
Gedurende het jaar vergadert de OA zo vaak als nodig is om een goed beheer van de VZW te waarborgen. De wet bepaalt geen specifieke procedure voor het bijeenroepen van een OA vergadering. Vergaderingen worden meestal schriftelijk bijeengeroepen (e-mail is toegestaan), met vermelding van de agenda en de datum, tijd en plaats van de vergadering. Afhankelijk van de grootte van de VZW en de aard van de activiteiten, vergadert het bestuur vaker of minder vaak.
Aanbevolen frequentie:
- Kleine VZW's: om de 3 maanden
- Grote VZW's om de 6 weken, of vaker in het geval van grote verenigingen.
De essentiële administratieve verplichtingen
De administratieve verplichtingen van een vzw zijn bij wet vastgelegd:
Oproepen van de jaarlijke gewone AV
Elk jaar moet het bestuursorgaan een gewone Algemene Vergadering (AV) van alle leden van de VZW bijeenroepen binnen 6 maanden na het einde van het boekjaar. Aangezien het boekjaar meestal eindigt op 31 december, houden veel VZW's hun AV in juni. De uitnodiging voor de jaarlijkse algemene vergadering moet vergezeld gaan van de agenda en ten minste 15 dagen van tevoren worden verstuurd. De statuten kunnen echter een langere periode voorschrijven.
De algemene vergadering moet verplicht over de volgende punten beraadslagen:
- Goedkeuring van de rekeningen van het vorige boekjaar
- Goedkeuring van de begroting
- Kwijting aan de bestuurders, om te bevestigen dat de bestuurders hun mandaat correct hebben uitgevoerd en om hen te ontslaan van enige persoonlijke aansprakelijkheid
- Benoemingen en ontslag van bestuurders
- Wijzigingen van de statuten
- Ontbinding van de vzw
- Uitsluiting van een lid.
Een volledige lijst van de bevoegdheden van de algemene vergadering.
Tijdens de algemene vergadering wordt meestal een activiteitenverslag over het afgelopen jaar voorgesteld, samen met de vooruitzichten voor het komende jaar, gekoppeld aan de rekeningen en de begroting.
Wist je dat?
Volgens de wet mag de Algemene Vergadering sinds eind 2020 op afstand of schriftelijk gehouden worden, zonder dat dit specifiek in de statuten is vastgelegd. Er gelden echter bepaalde regels voor de manier waarop de debatten moeten verlopen en de stemmen geteld worden. Vraag advies als je deze optie wilt kiezen.
Het ledenregister van de vzw bijhouden
Het bestuursorgaan moet een register van de vaste leden bijhouden. Dit register wordt bewaard op de zetel van de vzw (op papier of digitaal) en moet geraadpleegd kunnen worden door de leden en bij een controle ook door de autoriteiten. Het register vermeldt:
- het inschrijvingsnummer van het lid (in chronologische volgorde, niet alfabetisch)
- de achternaam en voornaam van het lid. Als het lid een rechtspersoon is, de bedrijfsnaam, de rechtsvorm en het ondernemingsnummer
- het domicilieadres en het rijksregisternummer van het lid. In het geval van een rechtspersoon, het adres van de statutaire zetel
- de toelatingsdatum
- de ontslag- of uitsluitingsdatum, indien van toepassing.
Neerlegging van de jaarrekening
De jaarrekening wordt neergelegd bij de Nationale Bank van België of voor kleine vzw's op de griffie van de ondernemingsrechtbank ten laatste dertig dagen nadat de algemene vergadering die heeft goedgekeurd.
Bekendmakingen in het Belgisch Staatsblad
Het bestuursorgaan publiceert in het Belgisch Staatsblad :
- de oprichtingsakte van de vzw
- alle statutenwijzigingen waartoe de algemene vergadering beslist: ontslag en benoeming van bestuurders, wijziging van de maatschappelijke zetel, wijzigingen in de oproepingsbepalingen voor de algemene vergadering, toelating van leden enz.
Belastingaangifte en BTW
Als de VZW voornamelijk commerciële activiteiten of industriële of commerciële methoden uitvoert, zal ze onderworpen zijn aan belastingen en BTW moeten betalen. Ze moet:
- 📌 Een belastingaangifte invullen via BIZTAX (binnen 7 maanden na het afsluiten van de rekeningen)
- 📌 Zich inschrijven voor de BTW indien nodig (gehele of gedeeltelijke BTW-plicht)
Meer informatie over de belasting van VZW's, de onderwerping aan de BTW, belastingen en andere heffingen, vind je in dit artikel.
Verplichtingen ivm tewerkstelling en vrijwilligerswerk
Net als elk ander bedrijf dat personeel aanwerft, moet ook een vzw die werknemers in dienst heeft :
- DIMONA- en RSZ-aangiften doen
- een arbeidsongevallenverzekering afsluiten
- een arbeidsreglement opstellen
- enz.
Bepaalde administratieve taken kunnen aan een sociaal secretariaat overgedragen worden.
💡 Als de vzw een beroep doet op vrijwilligers, is het aan te raden om een overeenkomst met hen te ondertekenen. Meer info vind je in dit artikel.
Verzekeringen en risicobeheer
Afhankelijk van haar activiteiten zal de vzw verplicht bepaalde verzekeringen moeten afsluiten
- verzekering voor haar werknemers en vrijwilligers (zie de rubriek Verzekeringen op deze site)
- aansprakelijkheidsverzekering voor de lokalen en activiteiten (zie de rubriek Verzekeringen op deze site)
🎁 Goed om weten : De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) biedt een gratis verzekering aan voor vzw’s in Brussel met een Nederlandstalige werking. De polis dekt 100 vrijwilligersdagen per jaar en dekt vrijwilligers voor burgerlijke aansprakelijkheid, lichamelijke ongevallen en rechtsbijstand. .
Nuttige links :