Wat zijn de belangrijkste exportdocumenten?

Als je bedrijf exporteert, dan is een correcte administratie een huzarentaak. Informeer je tijdig over de vereiste handelsdocumenten. Van contracten en transportformulieren tot pro-forma facturen en douaneformaliteiten: dit zijn de voornaamste.

Contractuele documenten

Elke handelstransactie begint met een sluitend contract. Hierin worden de verschillende afspraken – lees: rechten en plichten – van de contractspartijen vastgelegd. Komt iemand zijn contractuele verplichtingen niet na, dan bepaalt het contract eveneens welke rechtbank bevoegd is om op te treden.

Het opstellen van dergelijke handelscontracten laat je beter over aan bedreven juristen. Zij zoeken voor je uit welke regels van toepassing zijn volgens het geldende rechtsstelsel van je exportbestemming. Of laat je inspireren door de modelcontracten van het International Trade Centre (ITC).

Douanedocumenten

Afhankelijk van je doelland en de toepasselijke douanewetgeving heb je andere douanedocumenten nodig. Via de Market Access Database krijg je meteen zicht op de vereiste documenten voor jouw gekozen exportbestemming.  Dit zijn de meest gebruikelijke:

1. Oorsprongcertificaten

Het certificaat van oorsprong is een document dat de ‘nationaliteit’ van het product weergeeft. Dit heb je nodig bij export buiten de Europese Unie (EU). Het certificaat vergemakkelijkt de invoer in het land van bestemming. Bestaat er een handelsverdrag tussen de EU en je exportbestemming, dan geniet jij van gunstige rechten dankzij de zogeheten ‘preferentiële oorsprong’.

2. Enig Document (ED)

Het ED is een elektronisch aangifteformulier dat je gebruikt voor de douanehandelingen tussen en buiten de EU-landen. Het invullen van het ED gebeurt o.a. door douaneagenten, expediteurs of transportbedrijven, met behulp van gespecialiseerde software. Je dient het ED in via het ‘Paperless Douane en Accijnzen’-systeem (PLDA).

3. Gewichts-, gezondheid- en inspectiecertificaat

Deze bewijzen het exacte bruto- en nettogewicht van je producten, dat ze niet schadelijk zijn voor de gezondheid en voldoen aan de gegevens uit de koopovereenkomst.

4. TIR-Carnet (International Road Transport)

Met dit document kan je makkelijker goederen vervoeren naar een land buiten de EU, of over het grondgebied van een niet-EU- of de Europese vrijhandelsassociatie (Liechtenstein, Noorwegen, IJsland en Zwitserland) naar een ander EU-land. Hierdoor beperk je de formaliteiten en verkort je de wachttijd aan de grens. In België vraag je een TIR-vervoer aan bij de Koninklijke Federatie der Belgische Transporteurs (Febetra).

5. Pro-forma factuur

In heel wat landen eist de douane de voorlegging van pro-forma facturen, die de waarde van de lading bewijst. Dit bevordert de vaststelling van de invoerheffing. Het document ziet er vormelijk uit als een definitieve factuur, maar houdt echter geen betalingsverplichting in.

Transportdocumenten

Transportdocumenten stel je op volgens de algemeen aanvaarde Incoterms (International Commercial Terms). Deze bepalen de taken, aansprakelijkheid en administratieve verplichtingen van beide contractpartijen. Vermeldt het document ‘Ex Works’, dan is de verkoper verantwoordelijk voor (bijna) alle transporttaken. Bij ‘Delivery Duty Paid’ is dat de verkoper.

Er zijn verschillende vervoersdocumenten in omloop. Welk type je precies nodig hebt, hangt af van het gebruikte vervoersmiddel:

• over land: de CMR-vrachtbrief of het Carnet-TIR
• over zee: de Bill of Lading
• door de lucht: de Airwaybill (AWB)
• per trein: de CIM-vrachtbrief

Financiële documenten

Elke internationale handelstransactie vereist een exportfactuur. Dit document heeft verschillende doeleinden variërend van douane-referentiedocument, contractdocument, oorsprongsdocument of juridisch bewijsstuk.

Bij de opmaak van je exportfacturen let je zeker op het volgende:

• Taal: bedrijven in het Brusselse gewest mogen kiezen tussen Frans en Nederlands – ook voor buitenlandse klanten – maar je kan natuurlijk een kopie in een andere taal bijvoegen.
• Vorm: digitale facturen hebben dezelfde bewijskracht als de papieren versie.
• Btw: of je btw moet aanrekenen, hangt ervan af of je binnen of buiten de EU verkoopt.

Tip

Een volledig overzicht van de nodige exportdocumenten, vind je gewoonlijk terug via de Kamer van Koophandel (BECI in Brussel). Zij kunnen je ook helpen met exportformaliteiten.