Logistiek bij export: transportoplossingen en kostenfactoren

Logistiek wordt nog vaak als een noodzakelijk kwaad beschouwd. Gevolg: dit bedrijfsdomein krijgt onvoldoende aandacht.  De processen – met vaak meerdere verantwoordelijken – zijn versnipperd, waardoor de omvang van de logistieke ketting doorgaans niet gekend is. Toch kan een efficiënte organisatie van je logistiek een concurrentieel voordeel opleveren, zeker in een internationale context. Je kan immer je kosten drukken en tegelijk een optimale service garanderen.

Hieronder beschrijven we de belangrijkste transportmogelijkheden voor internationaal vrachtvervoer die we hebben geïdentificeerd, samen met een overzicht van factoren die je keuze waarschijnlijk zullen beïnvloeden. Tot slot bespreken we de 4 factoren die, naast de keuze van het transport, de kosten en efficiëntie van het logistieke proces bepalen.

De 7 opties voor internationaal transport

WEGVERVOER

Binnen de EU kan dit een voordelige transportwijze zijn. Vrachtwagens moeten geen grensposten passeren en veel bedrijven hebben loskades. De doorlooptijd blijft daardoor beperkt. Wel is wegvervoer doorgaans een dure optie: als je geen eigen vloot hebt, moet je immers betalen voor een trucker, brandstof en eventuele extra kosten, zoals verzekeringen en tol.

Bij transport tussen EU-lidstaten en derde landen gelden afwijkende wetten en regels. Het gevolg: vaak zijn diverse douaneformaliteiten en speciale transportdocumenten van toepassing. Win dus tijdig advies in van exportdeskundigen.

KOERIER- EN POSTDIENSTEN

Voor export naar Europese bestemmingen is de deur-aan-deurservice van koerier- en postdiensten een absolute meerwaarde. Of dit ook voor jou een haalbare optie is, hangt af van verschillende factoren. Denk aan grootte, gewicht en aard van de verzending, de afstand, de levertermijn en eventuele extra kosten (bv. overnachtingspremies en tolwegen).

TREINVERVOER

Gezien de hoge kosten van deze transportwijze worden cargotreinen vooral gebruikt voor zware goederen die grote afstanden moeten overbruggen. Naast de kosten van het treinvervoer, moet je ook nog rekening houden met voor- en natransport, want slechts weinig bedrijven bezitten een losperron. Vergeet niet dat de trein weliswaar de meest milieuvriendelijke vorm van transport is voor lange afstanden.

MARITIEM VERVOER

Wereldwijd zijn ruim 90.000 containerschepen continu onderweg met vracht en de grootste kunnen tot 20.000 containers per keer vervoeren. Zowat 90% van wat in onze winkels ligt, werd per schip naar ons land gebracht. Ook voor veel Belgische exporteurs is het de voorkeursmethode. Vanuit de havens van Antwerpen, Zeebrugge, Gent of Oostende kan je relatief goedkoop grote hoeveelheden verzenden naar ontelbare bestemmingen.

BINNENVAART

Via binnenschepen kan je grote hoeveelheden producten tegen een laag tarief vervoeren. Bovendien is het een heel milieuvriendelijke oplossing. Het nadeel is evenwel dat je beperkt bent tot het gebied van de waterwegen en bijna altijd voor- en natransport nodig hebt. Daardoor staat binnenvaart gekend als een trage transportmodus.

LUCHTVERVOER

Hoewel luchtvervoer het meest kost, is het de snelste manier om je producten naar verre bestemmingen te transporteren. Vooral ondernemers die korte doorlooptijden beloven aan buitenlandse klanten, handelen in bederfelijke of seizoensgebonden producten, of uitvoeren naar moeilijk bereikbare regio’s maken gebruik van luchtvervoer.

MULTIMODAAL VERVOER

In de praktijk zijn exporteurs vaak aangewezen op verschillende transportmiddelen voor een traject. Dat heet multimodaal vervoer. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om met een vrachtwagen producten te vervoeren van Brussel naar Mexico of Japan. De producten worden dan vaak eerst per schip of vliegtuig vervoerd, waarna ze verder gaan via de weg of via het spoor.

Welke transportwijze is geschikt voor jou?

Voor elke exporteur liggen de kaarten anders, maar de factoren die de transportkeuze bepalen, gelden wel voor iedereen:

• het beschikbare budget
• de gewenste snelheid
• de bestemming
• de aard van je producten
• het volume van je producten
• eigen transportmogelijkheden
• de bereikbaarheid en infrastructuur van je klant
• de leveringscondities

Ken je incoterms !

Ook de gekozen Incoterm (kort voor International Commercial Term), ontwikkeld door de Internationale Kamer van Koophandel, beïnvloedt de transportkeuze. Daarmee worden ook de rechten en plichten van de koper én verkoper vastgelegd voor elk type vervoer, zoals aansprakelijkheid voor schade en de administratieve opvolging.

Er zijn 13 mogelijke Incoterms, die tussen twee uitersten liggen:

• EXW: minste verantwoordelijkheid voor de verkoper
• DDP: meeste verantwoordelijkheid voor de verkoper

De gouden regel: hoe langer de verantwoordelijkheid voor het transport bij jou ligt, hoe hoger de transportkosten je in de uiteindelijke verkoopprijs moet doorrekenen.
Lees meer hierover op de site van BECI

De kostenfactoren

Transport

Voor internationaal goederenvervoer heb je keuze uit een brede waaier aan transportmiddelen. In dit overzicht vind je de belangrijkste terug.

Tip: maak een grondige analyse van de verschillende vervoersmogelijkheden – al lijken sommige op het eerste gezicht niet interessant – met voor elke optie de voor- en nadelen.

Laden en lossen

Deze activiteiten die voor en na het transport plaatsvinden, mag je niet uit het oog verliezen. Veel hangt uiteraard af van de behandelde volumes en aanwezige infrastructuur.

Tip: de overslagkosten lopen op wanneer je meerdere vervoersmiddelen combineert, zoals spoor- en wegvervoer. Kies daarom altijd voor de efficiëntste route voor jouw goederen.

Transporttijd

Tijdens het transport moet je rekening houden met schade en verlies. Bovendien kan de transporttijd door onvoorziene omstandigheden oplopen.

Tip: werk je met externe expediteurs, maak duidelijke afspraken rond transporttijden en onderhandel eventuele compensaties voor laattijdige leveringen.

Voorraad

Voorraden aanhouden is noodzakelijk, maar je moet de kosten (magazijnen, risico’s …)  afwegen tegen de servicegraad die je wil bieden aan internationale klanten.

Tip: overweeg voorraadsoftware voor een correct en realtime overzicht van het voorraadniveau van al je producten en onderdelen.

Interne bedrijfswerking

Dit zijn alle directe en indirecte kosten (bv. personeel, digitale tools, financiering) die verbonden zijn aan de organisatie en opvolging van je logistieke processen.

Tip: herleid je arbeidskosten, verwerkingstijd én kans op menselijke fouten door een doorgedreven automatisering. Met Robotic Process Automation (RPA) kan je bijvoorbeeld veel efficiëntiewinst boeken.

Tot slot: een praktische gids

Goederen exporteren vergt best wat logistieke kennis. Dan denken we aan vergunningen, kwaliteitscontrole, het verzekeren en versturen van goederen,… In deze handleiding vind je alvast een lijst met nuttige documenten. Deze gids werd geschreven door Eddy Verhaegen Managing Director Interser.