Verfijn je strategie met een boordtabel of balanced scorecard (BSC)

Laatst gewijzigd:

woensdag 30 oktober 2019

Als ondernemer wil je uiteraard weten hoe je bedrijf evolueert. Verlopen de zaken naar wens of moeten bepaalde zaken aangepast worden ?

De boordtabel als cockpit van je onderneming

Dankzij de financiële rapportering weet je of je bedrijf tijdens de voorbije periode volgens de verwachtingen (het budget) presteerde. Maar hiermee krijg je slechts een foto van het verleden en kan je niet proactief bijsturen. Dit is net het voordeel van een boordtabel. Naast financiële indicatoren, is het de bedoeling dat in een boordtabel ook aandacht wordt geschonken aan niet-financiële prestatie-indicatoren zoals de klantgerichtheid, de kwaliteit van de bedrijfsprocessen, de innovatie in de onderneming, de tevredenheid onder het personeel enz…

De Balanced Scorecard is bijgevolg een managementsysteem waarmee je de belangrijkste onderdelen van je bedrijf vroeger in het proces kan meten en bijsturen op een structurele en permanente wijze. De kracht van de Balanced Scorecard is dat het je een evenwichtiger overzicht geeft van je resultaten en de essentie van je bedrijf terugbrengt tot één vel papier.

De 4 invalshoeken of “perspectieven” van de balanced scorecard

Essentieel bij het maken van een scorecard is dat je al een helder beeld hebt van de missie, visie en strategie van je organisatie.

Je bedrijf dient immers zijn ondernemingsvisie te baseren op de invalshoeken of vier perspectieven van de Balanced ScorecardPer perspectief worden kritieke succesfactoren (Key Performance Indicators (KPI’s) bepaald die je op meetbare wijze zullen tonen hoe er vordering wordt gemaakt.

1. FINANCIEEL

In dit perspectief zet je uiteen hoe je je winst gaat realiseren. Het financiële gedeelte van de boordtabel bevat indicatoren i.v.m. omzetgroei (zowel bij nieuwe als bij bestaande klanten), marges, cashflow, evolutie van de vaste kosten en van het geïnvesteerde vermogen t.o.v. de omzet, …

2. KLANTEN

Dit perspectief kijkt van buiten naar binnen: op welke kritische factoren beoordelen de klanten je? Zijn ze tevreden? De tevredenheidsindicatoren kunnen slaan op verschillende aspecten: de levertijden, de kwaliteit (bv. % door de klant afgekeurde producten, naleven van afgesproken levertermijnen), de servicelevels (bv. termijn waarbinnen een technicus ter plaatse is voor een herstelling),..
Ook kan je het aantrekken van nieuwe klanten meten door op te volgen welk % van de omzet gerealiseerd wordt bij klanten die dit jaar voor het eerst zakendoen met je bedrijf.

3. BEDRIJFSPROCES

Bedrijfsprocessen moeten op een juiste manier verlopen om de strategische doelen te realiseren, om de klanten tevreden te houden en meer omzet te realiseren. Het bedrijfsproces-perspectief heeft betrekking op onderdelen die het verloop van het bedrijfsproces negatief beïnvloeden, zoals ziekteverzuim, tevredenheid van de werknemers en kwaliteit van de werkomgeving. 
Maar ook indicatoren die de efficiëntie van de operationele processen meten, kunnen nuttig zijn (bv. aantal factureerbare uren per consultant, % downtime van machines, gemiddelde doorlooptijd van bestelling tot levering,..) of van het verkoopproces (gemiddeld aantal prospecties per vertegenwoordiger, conversiepercentage offertes in verkoopovereenkomsten, ...).

4. LEREN EN GROEIEN

Hoe blijf je in staat om permanente ontwikkeling en verbetering te realiseren? Hoe zorg je ervoor dat je in de toekomst concurrentie aankunt? Opleiding van werknemers en bedrijfscultuur zijn op dit vlak primordiaal. Maar ook indicatoren zoals de tijd nodig om een nieuw product op de markt te brengen, het aantal nieuwe producten, patenten of octrooien, ...kunnen het innovatievermogen en het groeipotentieel meten.

Een balanced scorecard opzetten: stappenplan

VOORBEREIDING:

  • Bepaal waarom je een Balanced Scorecard wil opzetten. Wat wil je ermee bereiken?

  • Een Balanced scorecard vereist draagvlak in een bedrijf. Wie zet hem op, voor welke onderdelen? Hoe, wanneer en door wie moet de informatie worden aangeleverd?

  • Formulier duidelijk je missie, visie en strategie

ONTWERPEN:

  • Maak een strategiekaart (visuele representatie) en leg de doelstellingen vast, bij voorkeur volgens het SMART-principe. Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden.

  • Vertaal de doelen in Kritische performantie indicatoren (kpi’s). Daaruit volgen de concrete acties met deadlines aan gekoppeld om de doelen tijdig te halen.

  • Ontwikkel het dashboard en maak afspraken over de rapportering van de indicatoren

INVOEREN :

  • Introduceer de scorecard in je bedrijf

  • Zorg voor duidelijke training van de betrokken mensen

De mogelijke valkuilen

De Balanced Scorecard kan een uitstekende bijdrage leveren aan de prestaties van je bedrijf en ervoor zorgen dat alle medewerkers zich richten op die acties die daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van de strategie. Ze kan de basis vormen van maandelijkse teammeetings waar de scores op de verschillende prestatiegebieden worden besproken.

Maar…

  • Belangrijk is dat alle betrokkenen begrijpen waarvoor een balanced scorecard staat, wat daarmee wordt beoogd, hoe het werkt en hoe deze tot stand moet komen. Daarbij is het van belang dat zowel managers als medewerkers bij alle stappen van het ontwerp betrokken worden. Zij moeten immers ervoor zorgen dat de strategie wordt gerealiseerd.

    Stevige begeleiding is dus wel nodig maar laat dit werk niet over aan externe specialisten: dit moet je echt intern doen.

  • Er moet een relatie zijn tussen de prestatie-indicatoren en het beleid van de organisatie. De verleiding is groot om een dashboard te maken met veel indicatoren die weinig of slecht opgevolgd worden (of waarvoor geen actie ondernomen wordt). Zonde van de tijd om al die info te verzamelen! Wie in zijn handelen geen consequenties aan de Balanced Scorecard wil verbinden, kan zich dus ook de moeite van de invoering besparen.

  • De ontwikkelde prestatie-indicatoren moeten gebruikt worden als aangrijpingspunt voor prestatieverbetering en niet als controle-instrument. Demotiveer je medewerkers dus niet door aan te geven dat de BSC noodzakelijk is om performanter te zijn (ze vinden dat ze dat al zijn), maar om de concurrentiekracht van het bedrijf te vergroten en een beter inzicht te krijgen in het klantenproces en de rol die elkeen daarin speelt.

  • De invoer van een Balanced Scorecard kan tijdrovend en moeilijk zijn. Het kan de gehele organisatie raken. Het omzetten van niet-financiële factoren in meetbare KPI’s is voor vele organisaties niet zo evident. Pas als iedereen zijn gedrag verandert om de voor de uitvoering van de bedrijfsstrategie kritische succesfactoren in positieve zin te beïnvloeden, kan de balanced scorecard een toegevoegde waarde betekenen.

Blijf up-to-date

Het ondernemerslandschap staat niet stil. Wil je niets missen? Sluit je aan bij 25.000 abonnees en ontvang elke twee weken gratis leerrijke inhoudsartikels, concrete tips, boeiende ondernemersportretten, actuele nieuwtjes en een overzicht van nuttige workshops en netwerkactiviteiten in Brussel in je mailbox.