Quels sont les principaux documents d'exportation
Pour l’entreprise qui exporte, régler correctement les formalités administratives constitue un défi de taille. Renseignez-vous en temps utiles concernant les documents commerciaux requis. Des contrats et formulaires de transport aux factures pro forma et formalités de douane : en voici les principaux.
Documents contractuels
Toute transaction commerciale débute par un contrat équilibré qui fixe les différents accords – lisez les droits et les obligations – des parties contractantes. Si l’une d’entre elles ne respecte pas ses obligations contractuelles, le contrat détermine également le tribunal compétent pour trancher le litige.
Mieux vaut laisser à des juristes expérimentés le soin de rédiger de tels contrats commerciaux. Ils rechercheront pour vous les règles applicables suivant le système juridique en vigueur dans votre destination d’exportation. Dans le cas contraire, vous pourrez puiser votre inspiration dans les contrats-types de l’International Trade Centre (ITC).
Documents de douane
En fonction du pays de destination et de la législation douanière applicable, vous aurez besoin de documents de douane différents. La base de données Market Access Database vous donnera immédiatement un aperçu des documents requis pour le pays de destination que vous avez choisi. En voici les plus courants :
1. Certificats d’origine
Le certificat d’origine est un document qui établit la « nationalité » du produit. Vous en avez besoin pour exporter hors de l’Union européenne (UE). Le certificat facilite l'importation dans le pays de destination. S'il existe un accord commercial entre l’UE et votre destination d'exportation, vous bénéficierez d’un régime de faveur grâce à ladite « origine préférentielle ».
2. Document unique (DU)
Le DU est un formulaire de déclaration électronique utilisé pour les procédures douanières entre les pays de l’UE et hors de l’UE. Le DU est complété entre autres par les agents de douane, les expéditeurs ou les sociétés de transport à l'aide d'un logiciel spécialisé et introduit via l’application « Paperless Douanes et Accises » (PLDA).
3. Certificat de poids, certificat sanitaire et certificat d’inspection
Ces certificats mentionnent les poids brut et net exacts de vos produits, confirment qu'ils ne sont pas nuisibles à la santé et qu’ils correspondent aux données figurant sur le contrat d'achat.
4. Carnet TIR (Transport international routier)
Ce document facilite le transport de marchandises vers un pays situé hors de l’UE ou le transit sur le territoire d’un pays ne faisant pas partie de l’UE ou de l’Association européenne de libre-échange (Liechtenstein, Norvège, Islande et Suisse) de marchandises destinées à un autre pays de l’UE. Il permet de limiter les formalités et de réduire le temps d’attente à la frontière. En Belgique, le carnet TIR est délivré par la Fédération royale belge des transporteurs et prestataires de services logistiques (Febetra).
5. Facture pro forma
Dans de nombreux pays, la douane exige de présenter des factures pro forma, qui attestent de la valeur du chargement. Elles facilitent la fixation des droits de douane. Le document ressemble sur la forme à une facture définitive mais ne prévoit pas d’obligation de paiement.
Documents de transport
Établissez des documents de transport conformément aux Incoterms (International Commercial Terms) communément acceptés. Ceux-ci déterminent les tâches, la responsabilité et les obligations administratives des deux parties contractantes. La mention « Ex-Worx » attribue à l'acheteur la responsabilité de (presque) toutes les activités de transport. La mention « Delivery Duty Paid » en confie la charge au vendeur.
Il existe différents documents de transport. Le type de document exact dont vous avez besoin dépendra du mode de transport utilisé :
- Transport routier : la lettre de voiture CMR ou le Carnet TIR
- Transport maritime : le connaissement maritime (Bill of Lading)
- Transport aérien : la lettre de transport aérien (LTA) (airway bill (AWB))
- Transport ferroviaire : la lettre de voiture CIM
Documents financiers
Toute transaction commerciale internationale requiert une facture d’exportation. Ce document est établi à différentes fins. Il peut servir notamment de document de référence pour la douane, de document contractuel, de document d'origine ou de preuve juridique.
Lors de l'établissement de vos factures d’exportation, soyez en tout cas attentif aux éléments suivants :
- La langue : les entreprises de la Région bruxelloise peuvent choisir entre le français et le néerlandais – y compris pour les clients étrangers – mais peuvent naturellement y joindre une copie dans une autre langue.
- La forme : les factures numériques présentent la même force probante que les versions papier.
- La TVA : la nécessité de facturer la TVA varie selon que la vente s’effectue dans ou hors de l’UE.
Conseil
Pour obtenir une liste complète des documents d'exportation nécessaires, consultez la Chambre de Commerce (BECI à Bruxelles). Elle pourra également vous aider à régler les formalités à l’export.
