Se lancer dans l’horeca : quelles sont les autorisations nécessaires ?

Vous avez le projet de vous lancer dans l’HoReCa à Bruxelles et vous vous sentez perdu·e face aux nombreuses démarches administratives ? Cet article vous détaille les différentes autorisations et documents à rassembler avant de vous lancer.
En plus, hub.info a compilé toutes les autorisations et obligations légales dans une checklist pratique et essentielle pour démarrer votre activité sereinement. 

Exigences concernant la qualité de chef d'entreprise

Certificat de moralité

Le certificat de moralité indique que vous êtes apte à vendre ou offrir des boissons spiritueuses et fermentées. Pour l’obtenir, vous devez vous rendre, muni·e de votre carte d’identité, à la commune dans laquelle vous êtes inscrit·e dans le registre de la population.
Il est délivré à toute personne susceptible de tenir ou de travailler, de manière occasionnelle ou permanente, dans un débit de boisson (horeca, snack, …). Donc, toute personne qui sert des boissons au sein de votre établissement doit disposer de ce certificat. Dans le cas d’une société, les cogérants ont également besoin d’un tel certificat.

Compétence professionnelle

Certaines activités HoReCa nécessitent une compétence professionnelle sectorielle. Il s’agit des activités de restaurateur-traiteur. Par activité de restaurateur ou traiteur-organisateur de banquets, on entend celui ou celle qui d'une manière habituelle et indépendante, prépare des repas chauds ou froids destinés à être consommés sur place dans l'établissement ou être servis par lui, sur commande, à l'extérieur de l'établissement.

Par préparation, on comprend tout acte par lequel un mets est : confectionné ; composé ; dressé ; réchauffé ; décongelé.

Certaines activités sont exemptées de la compétence professionnelle sectorielle, vous trouverez la liste des exceptions sur ce lien.

Sécurité

Attestation de sécurité incendie

Votre établissement doit être aux normes en matière de prévention d’incendie. Pour cela, il faut la plupart du temps organiser une visite des Pompiers de Bruxelles dans votre établissement, afin d’obtenir une « Attestation de sécurité d’incendie ».

Le site de référence pour Bruxelles en la matière est www.pompiers.brussels.

Horeca ou commerce?

Les établissements Horeca auront très souvent besoin d’obtenir une nouvelle attestation lors d’un changement d’exploitant. Pour les commerces, ce sera moins systématiquement le cas.

Dans les deux cas, les futurs exploitants horeca/commerce doivent s’adresser au Service Exploitation de leur commune pour demander, si dans leur situation, une attestation doit être obtenue. Cela dépend des règlements communaux.

Comment obtenir l'attestation?

1. Avant toute chose, il est recommandé d’appeler le Service Prévention des Pompiers. Pour les questions d’ordre administratif, vous aurez une réponse directement. Si vos questions sont techniques et concernent les installations à prévoir, un officier vous rappellera pour vous indiquer les principales règles à suivre et règlementations applicables, selon le type d’établissement.
    
2. Une fois que vous avez eu l’officier en ligne, suivi ses recommandations et fait le nécessaire dans votre établissement, vous devrez remplir un formulaire pour organiser la visite des pompiers, et le renvoyer à l’adresse prev@firebru.brussels. La date de visite est fixée en accord avec les pompiers. Les frais de dossier s’élèvent à un forfait de 60 EUR, et chaque visite coûte 100 EUR par heure. En général, 1 heure suffit pour la visite d’un horeca ou commerce.
    
3. Si, lors de la visite, des manquements sont constatés, les pompiers vous transmettront leur rapport de contrôle avec ces manquements mis en remarques. La commune le recevra également. Vous serez dès lors invité à vous mettre en ordre. Pour vérifier que vous avez respecté les recommandations des pompiers, vous pourrez soit le prouver par l’envoi de photos (pour autant que ce qui devait être mis en ordre soit photographiable, comme le placement d’extincteurs par exemple), annexées au formulaire initial qu’il faudra renvoyer. Si des photos ne permettent pas de vérifier vos modifications, vous devrez reprendre un rendez-vous pour une revisite (payante au même tarif que le premier rendez-vous).
    
4. Si tout est en ordre, vous recevrez l’attestation sans remarque.

Pour plus de détails encore, voyez le Vademecum fait par les pompiers sur le sujet.
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Attention : vous devez demander vous-même le renouvellement de votre attestation après sept ans. Vous ne recevrez donc pas d’avertissement. Si vous ouvrez sans attestation, vous risquez une amende et une fermeture forcée.

Déclaration pour la surveillance par caméras

Avant d’installer des caméras, il est obligatoire d’introduire une déclaration. La déclaration est à faire sur le site declarationcamera.be.

Hygiène

Autorisation, enregistrement ou agrément AFSCA

Un opérateur actif en Belgique dans la chaîne alimentaire ne peut exercer, sauf exception, d’activité sans être au préalable enregistré, autorisé ou agréé auprès de l’Agence fédérale pour la sécurité alimentaire (AFSCA).

L'enregistrement, l'autorisation ou l'agrément doit avoir été fait/délivré avant le démarrage de l’activité. Toute modification ou cessation de l’activité doit également être notifiée à l’AFSCA.

En fonction de votre secteur, vous devrez obtenir un des types d’autorisation suivants :

• un enregistrement si vous servez des denrées alimentaires qui sont préemballées et qui ont une date de conservation d’au moins 3 mois à température ambiante, comme les chips ou les
  conserves ;
• une autorisation si vous vendez de la nourriture que vous avez d’abord travaillée ou qui n’est pas préemballée, comme les repas dans un restaurant ;
• un agrément si vous démarrez une entreprise industrielle qui produit des denrées alimentaires, comme du poisson ou de la viande. 

Certificat d'hygiène

Le service d’hygiène de la commune viendra généralement vérifier que votre établissement respecte les normes d’hygiène. Prenez contact avec le service HoReCa de votre commune à ce sujet.

Exploitation

Permis d'urbanisme

Changer un commerce en snack ou un restaurant en bar par exemple, nécessite l’obtention préalable d’un permis d’urbanisme. Il en va de même pour le placement d’une enseigne, les travaux de construction, de démolition, de rénovation ou de transformation d’un immeuble.

Le permis d’urbanisme est une autorisation attachée à un immeuble et qui en définit l’utilisation, l’aspect extérieur, les structures portantes, etc.

Il faut donc déterminer si votre projet nécessite un nouveau permis pour certains actes ou travaux (ex. construction, démolition, changement d’utilisation, abattage d’un arbre à haute tige, modification sensible du relief du sol, placement d’une enseigne, d’une cheminée ou d’un volet, remplacement d’une baie vitrée).

Attention : Avant de signer un bail, vérifiez toujours l’affectation du local auprès du service urbanisme de la commune.
Aussi, en plus de vérifier l’affectation du local, prévoyez si possible dans le contrat de bail une condition suspensive d’obtention du permis d’urbanisme.

Permis d'exploitation

Dans la plupart des communes en Région de Bruxelles-Capitale, il faut demander préalablement une autorisation pour ouvrir un commerce HoReCa.

La demande est faite au service des classes moyennes. Certaines communes ont une cellule qui s’occupe spécifiquement des commerces HoReCa.

La commune délivre cette autorisation après avoir vérifié que le futur exploitant a satisfait aux obligations légales et a accompli les formalités nécessaires. Elle peut aussi faire une inspection avant d’autoriser l’ouverture du commerce.

La commune demande, en général, les documents suivants :

• une lettre de demande d’ouverture, décrivant l’activité projetée (éventuellement avec un plan à l’appui)
• une copie de la carte d’identité de l’exploitant
• un certificat de moralité pour les associés et gérants (à demander, selon la commune, au Service de la police ou un autre service spécialisé)
• le numéro d’entreprise
• une copie des statuts de la société
• une copie d’un document attestant l’accès à la profession, pour le chef de cuisine d’un restaurant
• un protocole d’examen médical délivré par un médecin
• une attestation d’assurance R.C. objective, si la surface accessible au public est supérieure ou égale à 50 m²
• une attestation de contrôle des installations électriques, fait par un organisme agréé
• une preuve d’autorisation de l’Agence fédérale pour la sécurité alimentaire (AFSCA)
• un rapport du service prévention du SIAMU favorable
• une preuve du permis d’urbanisme, si un tel permis est nécessaire en vertu de la législation urbanistique
• une copie du contrat d’enlèvement des déchets
• le cas échéant, une demande d’autorisation pour le placement d’une terrasse ( avec un plan du terrasse et l’espace publique environnante)
• le cas échéant, l’avis positif pour le débit de boissons fermentées et la patente pour le débit de boissons spiritueuses (délivrés par la commune)

Souvent, une redevance communale est demandée pour l’ouverture, la réouverture ou la reprise d’un établissement HoReCa.

La demande est à faire au service des classes moyennes. Certaines communes ont une cellule qui s’occupe spécifiquement des commerces HoReCa. 
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L'autorisation pour exploiter un début de boissons fermentées

Pour pouvoir ouvrir et exploiter un débit de boissons fermentées (alcools, bières et vins), il faut obtenir un avis positif de la commune.  Qu’il s’agisse d’un débit fixe ou ambulant, la commune vérifie la moralité de l’exploitant, et elle vérifie les conditions d’hygiène s’il s’agit d’un débit fixe.

Et si les boissons spiritueuses sont vendues ou offertes gratuitement au public dans un local ouvert au public à l’occasion d’une soirée ou d’un évènement ? L’organisateur d’évènement ne doit pas faire de démarche pour demander une patente. Attention, certaines communes exigent une « autorisation spéciale du collège des bourgmestres et échevins » pour la vente de spiritueux lors de manifestations culturelles, sportives, politiques.

Généralement, c’est au service des classes moyennes de la commune où est situé l’établissement qu’il faut s’adresser pour obtenir ces autorisations. Certaines communes ont une cellule qui s’occupe spécifiquement des commerces HoReCa.

La commune vous demandera généralement un certificat de moralité et une photocopie de votre carte identité.

Selon la commune, un droit d’ouverture de dossier peut être demandé.

Attention : il va de soi que vous ne pouvez pas servir de boissons alcoolisées tant que vous n’êtes pas en ordre de patente. Mais saviez-vous aussi qu’il est interdit de s’approvisionner en boissons alcoolisées avant d’avoir obtenu cette patente ?

Terrasse ou objet sur le domaine public

Dans toute la région bruxelloise, l’installation de terrasses est réglementée. Il est donc nécessaire de demander une autorisation auprès de l’autorité communale. L’autorisation délivrée est généralement annuelle. Seuls les commerces HoReCa peuvent solliciter une demande de terrasse. 
Les autres commerces peuvent demander une autorisation pour un étalage ou un chevalet.
Il existe également des autorisations à caractère événementiel, toujours à demander à la commune.
La réglementation est propre à chaque commune.

Diffusion de musique

Si vous souhaitez diffuser de la musique dans votre commerce, votre restaurant, snack, etc., vous devez introduire au préalable une déclaration auprès de la SABAM afin de participer à une rémunération équitable pour les artistes. Vous devrez donc payer un montant forfaitaire annuel qui dépendra de votre secteur. Vous trouverez la procédure et les informations sur cette page de notre site et sur le site de la SABAM.

Les normes en matière de bruit

Attention également à respecter les normes en matières de bruit qui sont applicables au territoire de la Région de Bruxelles-Capitale et à ne pas créer de nuisances sonores.

 Plus d'infos

Licence C pour les débits de boissons proposant des jeux de hasard

En tant qu’exploitant de café, vous pouvez mettre des jeux de hasard à la disposition de vos clients. Seuls deux sont toutefois autorisés : le Bingo et le One-ball. Vous ne pouvez proposer ces jeux que moyennant l’autorisation de la Commission des jeux de hasard.

Caisse enregistreuse horeca

Tous les exploitants HoReCa sont tenus de délivrer un document de contrôle à l’Administration. Il s’agit de notes, de reçus ou de tickets de caisse d’un système de caisse enregistreuse.

Le SPF Finances a créé un site dédié au sujet contenant les détails pratiques et techniques.

Le site SCE-Horeca fourni des explications complémentaires pour vous aider.

Besoin de conseils pour démarrer votre foodtruck? Souvent funs et colorés, s’articulant autour d’un concept bien défini, ils semblent une alternative facile et bon marché à l’ouverture d’un établissement fixe de petite restauration. Facile ? Pas si sûr ! Alors, si l’aventure vous tente, lisez attentivement nos conseils pour un démarrage sans à-coups !
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Contrat de ramassage des déchets

En tant que commerçant, vous êtes obligé de souscrire à un contrat pour l’enlèvement de vos déchets, auprès d’un collecteur privé enregistré.

Vous voulez réduire votre quantité de déchets ?  Il existe une multitude de sources pour vous aider à passer au Zéro Déchet. Plus d'infos ? Contactez le facilitateur zéro déchets : zerowasteretail@environnement.brussels

Horaires d'ouverture

Les horaires d’ouverture des commerces de détail sont réglementés par une loi fédérale. 

Les commerces offrant des services comme les restaurants, cafés, coiffeurs, … n’y sont pas soumis.

La loi pour le commerce de détail impose notamment un jour de repos hebdomadaire et limite l’ouverture des commerces de jour (de 5h à 20h en semaine, de 5h à 21h le vendredi et veille de jours fériés) ou de nuit (de 18h à 7h du matin).

Il existe des dérogations liées au type de commerce. Il existe également des dérogations communales lors de circonstances particulières : pour les soldes, les fêtes de fin d’année, les braderies, … Une liste des jours est éditée par la commune chaque année.
Les centres touristiques bénéficient également de dérogations à la législation relative aux heures d’ouverture et au repos hebdomadaire.

Interdiction de fumer

Il est interdit de fumer dans les lieux publics fermés. Un HoReCa est par défaut non-fumeur. Une signalisation apparente rappelant l’interdiction de fumer doit être installée, sous forme de pictogrammes ou textes d’interdiction.

Il est permis de fumer en terrasse, à condition que celle-ci soit complètement ouverte sur un côté. Il est également possible d’installer un fumoir dans votre établissement HoReCa, moyennant le respect de certaines conditions.

Toute l’information à ce sujet se trouve dans la brochure éditée par le SPF Santé Publique.
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Taxes communales imposées aux commerces

Les communes bruxelloises ont un pouvoir de taxation propre. Chaque commune peut donc demander des taxes pour différentes raisons, comme par exemple : des taxes sur les magasins de nuit, sur l’occupation de la voie publique, sur les enseignes commerciales, sur l’occupation d’un loyer commercial, …

Pour de plus amples informations, vous pouvez consulter la liste des taxes par commune ou contacter le receveur communal de votre commune.

Une checklist indispensable 

Vous comptez ouvrir un restaurant, un café ou un bar à Bruxelles? hub.brussels a rassemblé toutes les démarches administratives et les obligations légales dans une checklist super pratique qui vous permettra de transformer votre projet en réalité.

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Les commerçants au coeur de la transition