Overweeg je vrijwilligers in te zetten om je vzw-activiteiten te versterken? Of het nu gaat om een eenmalige opdracht of langdurige samenwerking, inzicht in het Belgische wettelijke kader voor vrijwilligerswerk is natuurlijk belangrijk. Wat moet je als vzw weten over je verplichtingen tegenover vrijwilligers? Welke rechten en bescherming hebben vrijwilligers? Hoe beheer je onkostenvergoedingen correct zonder in overtreding te zijn? In deze gids geven we je de nodige antwoorden...
Vrijwilligerswerk: wat houdt dit in?
Vrijwilligerswerk verwijst naar elke activiteit die onbetaald en onverplicht verricht wordt. De activiteit wordt uitgevoerd ten behoeve van anderen binnen een organisatie zonder winstoogmerk (vzw, stichting, overheidsdienst enz.) anders dan het familie-of privéverband van degene die de activiteit verricht (onderlinge hulp tussen buren of familieleden is geen vrijwilligerswerk).
Een persoon mag bovendien niet tegelijk als bezoldigde werknemer en als vrijwilliger voor dezelfde taak bij dezelfde werkgever aangesteld zijn. Een werkgever mag vrijwilligerswerk niet inzetten om overuren van werknemers niet uit te betalen.
Dit wettelijke kader zorgt ervoor dat vrijwilligerswerk onderscheiden blijft van de traditionele arbeidsrelaties en dat de vrijwilligers zich belangeloos kunnen inzetten voor sociale, culturele of educatieve doelen.
Voor vrijwilligerswerk gelden niet dezelfde strikte regels als voor werk dat in loondienst wordt verricht. Er is geen strikte relatie van ondergeschiktheid en de vrijwilliger ontvangt geen vergoeding, maar de vzw kan wel beslissen om de onkosten van haar vrijwilligers te betalen.
🔹 Volontaire, bénévole, volunteering, vrijwilliger : wat is het verschil ?
In de Franse versie van de wet wordt gesproken van 'volontaires' en 'volontariat' (omdat die termen dichter bij het Engelse woord 'volunteering' liggen). Het is echter gebruikelijker om te spreken van 'bénévoles' en 'bénévolat'. Beide worden als synoniem aanvaard. In het Nederlands wordt enkel het woord 'vrijwilligerswerk' gebruikt.
De onkostenvergoeding voor vrijwilligers: wat is toegestaan?
Hoewel vrijwilligerswerk onbetaald is, kan een vrijwilliger een vergoeding krijgen voor gemaakte onkosten. Hij moet één van de twee vergoedingssystemen kiezen voor het hele fiscale jaar :
📌 Forfaitaire vergoeding (plafond 2024) :
- Max. 41,48€/dag en 1 659,29€/jaar
- Niet belastbaar als de drempels worden gerespecteerd
📌 Terugbetaling van werkelijke kosten :
- Op basis van bewijsstukken (bv. verplaatsing, maaltijden, pc, telefoon)
- Geen plafond, maar onderhevig aan controle
⚠️ Belangrijk : Vergoedingen zijn niet belastbaar op voorwaarde dat de activiteiten belangeloos worden uitgevoerd, de bedragen redelijk blijven en en een van de twee vergoedingsregelingen wordt gekozen én nageleefd. Gebeurt dat niet, dan worden alle vergoedingen voor dezelfde periode meegerekend als belastbaar inkomen.
Administratieve verplichtingen
📃 Documenten die moeten ondertekend worden door de vrijwilliger :
- Een informatienota waarin de organisatie wordt voorgesteld en hun rechten en plichten worden uitgelegd (voorbeeld van een informatienota)
- Een vrijwilligersovereenkomst (voorbeeld)
🛡️ Verplicht: de vzw moet verplicht een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering afsluiten voor haar vrijwilligers. Meer info
Andere aandachtspunten
Niet toegestaan :
- Je mag geen vrijwilligerswerk - in de juridische betekenis - doen voor een zelfstandige of een commercieel bedrijf. Als je toch een zelfstandige wilt helpen, lees je best meer over het statuut van helper.
- Vrijwilligerswerk voor privépersonen mag ook niet.
Wel toegestaan (maar soms onder voorwaarden) :
- Vzw's met winstgevende activiteiten die onderworpen zijn aan de vennootschapsbelasting mogen nog steeds een beroep doen op vrijwilligers, op voorwaarde dat ze een belangeloos doel nastreeft en er geen verrijking van de leden plaatsvindt (circulaire 2023/C/2).
- Uitkeringsgerechtigde werklozen kunnen vrijwilligerswerk verrichten met behoud van hun uitkering op voorwaarde dat ze dit vooraf schriftelijk melden bij het werkloosheidsbureau van de RVA.
De directeur van het werkloosheidsbureau kan dit weigeren of beperkingen opleggen, indien hij kan aantonen dat deze activiteit niet binnen de grenzen van het vrijwilligerswerk valt, zoals in deze wet is aangegeven, of indien dit afwijkt van de activiteit die in het verenigingsleven gewoonlijk door vrijwilligers wordt verricht, of indien de vrijwilliger door dit vrijwilligerswerk minder beschikbaar zou zijn voor de arbeidsmarkt. - Mensen die vervroegd met pensioen zijn, een leefloon of vervangingsuitkering krijgen, mogen in principe vrijwilligerswerk doen (in het laatste geval moet de adviserende arts van het ziekenfonds verklaren dat de vrijwilligersactiviteit verenigbaar is met de algemene gezondheidstoestand van de betrokkene).
Goed om weten :
- Het is perfect mogelijk om een vrijwilliger voor één dag aan het werk te zetten.
Nuttige bronnen
- https://vrijwilligerswerk.be/
- Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk
- De fiscale regeling voor vrijwilligers wordt uitgelegd op de website van de FOD Financiën.
- De Hoge Raad voor Vrijwilligers beantwoordt allerlei vragen over vrijwilligerswerk.