Je runt een vzw in België en zoekt naar de beste manier om iemand in dienst te nemen? Er zijn verschillende mogelijkheden : je kan kiezen voor vaste medewerkers, vrijwilligers of studenten of opteren voor de werkgeversgroepering of een payrolling-dienst. Welke optie het beste bij jou past, hangt af van wat je nodig hebt en wat wettelijk mogelijk is. We leggen hieronder de voor- en nadelen van elke optie uit, zodat je een goede keuze kunt maken voor jouw vzw.
De klassieke arbeidsovereenkomst
Als je iemand aanneemt in je vzw als gewone loontrekkende, sluit je een arbeidsovereenkomst af. Dit betekent dat alle normale arbeidsregels gelden: je medewerker heeft recht op een minimumloon, betaalde vakantiedagen, en alle andere bescherming die werknemers krijgen.
Een vzw die beslist om een werknemer aan te werven, heeft ook een hele reeks verplichtingen die niet onderschat mogen worden.
Sociale en administratieve verplichtingen
Sociale verplichtingen :
- registreer je vzw als werkgever bij de RSZ
- doe een Dimona-aangifte bij de RSZ
- dien elk kwartaal een multifunctionele aangifte (DmfA) in
- betaal socialezekerheidsbijdragen.
Andere verplichtingen :
- sluit een verzekering tegen arbeidsongevallen af
- richt een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk op en sluit je vzw aan bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk
- betaal de bedrijfsvoorheffing
- regel en betaal optionele voordelen en onkosten (maaltijdcheques, reizen ...)
- stel loonfiches, individuele rekeningen en fiscale fiches 281.10 op.
📌Om al deze zaken goed te regelen, kan het zinvol zijn om een sociaal secretariaat in te schakelen. Zij helpen je tijdens het hele proces van aanwerving tot en met de loonadministratie.
Overeenkomst volgens artikel 17 (sociocultureel werk en sport)
Als je vzw in de cultuur- of sportsector actief is, kun je onder bepaalde voorwaarden mensen aannemen zonder sociale bijdragen te betalen.
⚠️Let wel op: de werknemer bouwt dan geen sociale rechten op, zoals werkloosheidsuitkering of pensioen!
Het aantal gepresteerde uren wordt echter beperkt via deze regeling:
- 300 gewerkte uren/jaar voor alle activiteiten vermeld in artikel 17, L
- voor de sportsector geldt een beperking van 450 gewerkte uren/jaar
- voor studenten geldt een beperking van 190 gewerkte uren/jaar.
Praktisch gezien betekent dit dat een student die diensten verricht onder artikel 17 en die als jobstudent werkt tijdens hetzelfde kalenderjaar niet meer dan 190 uur mag werken volgens de regeling van artikel 17 (ongeacht zijn of haar activiteit) en 475 uur als jobstudent.
De gewone arbeidsregels blijven gelden. Je vzw moet dus een contract voor bepaalde tijd afsluiten met de werknemer.
De studentenovereenkomst
Studenten profiteren van een voordelige socialezekerheidsbijdrageregeling :
- 5,42% betaal jij als vzw
- 2,71% betaalt de student zelf
- Beperking van 650 uren/jaar
Het voordeel is dat je studenten per uur betaalt in plaats van per dag, wat jouw vzw én de student meer flexibiliteit geeft.
Overeenkomst met een werkgeversgroepering
Een werkgeversgroepering verenigt twee of meer werkgevers (bedrijf of vzw) zodat ze samen één of meer werknemers kunnen aanwerven, om ze vervolgens afwisselend of gelijktijdig bij elk van de werkgevers tewerk te stellen.
Voorwaarden:
- De groepering moet als een vzw opgericht zijn en haar enige maatschappelijke doel moet zijn de werknemers ter beschikking te stellen van haar leden
- Werkgevers die een werkgeversgroepering willen vormen, moeten eerst toestemming krijgen van de minister van Werk.
Terbeschikkingstelling van werknemers
De terbeschikkingstelling van werknemers is in twee gevallen toegelaten:
- Uitzendarbeid. Via uitzendarbeid kan de vzw extra werknemers inzetten voor tijdelijk werk. Wat tijdelijk werk precies inhoudt, wordt in de wet opgesomd. Meer weten
- Inschakelingsbaan (het vroegere 'artikel 60'). Dankzij een inschakelingsbaan (vroeger bekend als 'artikel 60') kunnen begunstigden van maatschappelijke steun bij een OCMW werk vinden. Concreet komt het erop neer dat het OCMW de persoon in dienst neemt, maar dat deze persoon bij jouw vzw komt werken. Het voordeel voor jou is dat je maar een deel van het loon betaalt.
🔹Als je hiervan gebruik wilt maken, neem je contact op met een OCMW in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
Payrollstructuren
Je vzw kan ook samenwerken met iemand via een payrollstructuur. Zo kun je met iemand werken zonder dat die persoon echt in dienst is bij jouw vzw, en kan deze persoon facturen sturen zonder zelfstandige te moeten worden.
In de praktijk is de persoon dus in dienst bij het payrollbedrijf. Hij of zij stuurt facturen voor bewezen prestaties naar jouw vzw via het ondernemingsnummer van het payrollbedrijf.
📌 Mogelijke structuren : Smart, Tentoo, Merveille, Amplo, Paypro Services