Je naam en je maatschappelijk doel goed kiezen
Een naam kiezen is een eerste belangrijke stap bij de oprichting van een vzw. Dit is jouw visitekaartje naar de buitenwereld toe. Daarom moet de naam duidelijk, onderscheidend en in lijn met de missie van de VZW zijn.
🛑 Belangrijk: controleer eerst of de naam niet al gebruikt wordt door een andere rechtspersoon (vzw, ivzw, feitelijke vereniging, stichting, vennootschap met rechtspersoonlijkheid). Dit kan je nagaan via de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.
Een vzw moet een maatschappelijk of belangeloos doel nastreven. Dat betekent dat ze niet wordt opgericht om haar leden financieel te verrijken. De omschrijving van de missie en de activiteiten van de vzw vormen het maatschappelijk doel. Dit moet verplicht worden vermeld in de statuten, dus het is belangrijk om dit op voorhand goed te bepalen.
📝 Waarom is dit zo belangrijk?
- Het bepaalt de bestaansreden en de finaliteit van de vzw.
- Het is cruciaal voor bepaalde subsidies en erkenningen.
- Een wijziging later vereist een aanpassing van de statuten, wat extra administratie met zich meebrengt.
De rolverdeling vastleggen
Een duidelijke taakverdeling binnen het bestuursorgaan is essentieel om een vlotte werking te garanderen en interne conflicten te vermijden. Elke bestuurder moet exact weten wat zijn of haar verantwoordelijkheden zijn.
Je kan de functiebeschrijvingen opnemen in de statuten, het intern reglement of een bijlage bij de notulen van een bestuursvergadering. Een handig referentiekader hiervoor is het aandeelhouderspact of de vennotenovereenkomst dat in ondernemingen wordt gebruikt.
📌 Veelvoorkomende functies binnen het bestuursorgaan (hoewel er geen enkele wettelijke verplichting is om ze formeel toe te wijzen):
- Voorzitter: coördineert en vertegenwoordigt de vzw.
- Secretaris: beheert de officiële documenten en vergaderingen.
- Penningmeester: waakt over het financiële beheer.
- Gedelegeerde voor het dagelijks beheer: : het bestuursorgaan staat in voor het beheer van de vzw. Om bepaalde - vaak praktische - redenen kan het bestuursorgaan echter beslissen om het dagelijks bestuur geheel of gedeeltelijk te delegeren aan één of meer personen, die individueel, gezamenlijk of als college optreden.
🛑 Minstens twee oprichters nodig! Een vzw kan niet worden opgericht zonder minstens twee stichtende leden.
De statuten en de oprichtingsakte opstellen
De statuten gelden als de grondwet van de vereniging. Ze bepalen de werking, de rechten en plichten van de leden en van het bestuursorgaan. Ze geven structuur aan de vereniging en bepalen wie lid kan worden van de vzw en van het bestuursorgaan.
📝 Hoe opstellen?
De statuten moeten schriftelijk vastgesteld worden en in ten minste twee exemplaren opgemaakt worden. Dat kan op twee manieren :
- Onderhandse akte: een eenvoudig document, enkel ondertekend door de oprichters.
- Authentieke akte: opgemaakt door een notaris, wat extra juridische zekerheid biedt.
Wat moet er verplicht in de statuten staan?
- De volledige naam en het adres van de zetel
👉vermeld bij voorkeur enkel het gewest, zodat je bij een verhuis binnen hetzelfde gewest geen statutenwijziging nodig hebt). - Het maatschappelijk doel
👉 Geef hier een nauwkeurige beschrijving van het belangeloos doel dat de vzw nastreeft en van de activiteiten die de vzw onderneemt. - De stichtende leden
👉 Vermeld de naam, voornaam, domicilie en nationaliteit van de oprichters.
👉 Bij rechtspersonen ook de rechtsvorm, het ondernemingsnummer en het adres van de zetel. - Het aantal leden
👉 Minimaal twee leden zijn vereist: ze hebben het statuut van stichtend of toegetreden lid. - Het maximumbedrag van het lidgeld.
- Regels rond toetreding en uittreding van leden.
- Procedure voor benoeming en ontslag van bestuurders
👉 met de duur van hun mandaat. - Bevoegdheden van de Algemene Vergadering en de manier waarop ze wordt samengeroepen.
- Wat gebeurt er met het vermogen bij ontbinding?
👉Meestal wordt hier de naam van een 'zuster' vzw opgegeven, dit is een vzw met een vergelijkbaar belangeloos doel.
👉 Als je een goed ter beschikking wilt stellen van de vzw en het later wilt terugkrijgen, moeten de statuten bepalen dat de leden het recht hebben om hun inbreng terug te vorderen. - Eventuele duur van de vzw
👉 indien dit niet onbeperkt is, moet dat vermeld worden.
✍ Handtekeningen: De statuten moeten worden ondertekend door alle stichtende leden.
De statuten neerleggen bij de ondernemingsrechtbank
De ondertekende statuten en de oprichtingsakte moeten worden neergelegd bij de bevoegde griffie van de ondernemingsrechtbank. Dit gebeurt samen met de volledig ingevulde publicatieformulieren, die je kan downloaden via de website van de FOD Justitie.
💰 Kosten voor neerlegging (tarieven 2024):
- Papier: € 192,60 + 21 % btw = € 233,05
- Elektronisch: € 139,10 + 21 % btw = € 168,31
📌 Elektronische neerlegging kan via: e-griffie.be
Na de neerlegging van de statuten en de aktes met betrekking tot de benoeming van de bestuurders bij de griffie, worden de statuten gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. De griffie schrijft de vzw ook in bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en kent een ondernemingsnummer toe. Vanaf dan heeft de vzw rechtspersoonlijkheid.
Je VZW registreren als BTW-plichtig (of niet)
Alle VZW's zijn niet noodzakelijk BTW-plichtig. Dit hangt af van de activiteit :
- ✅ Een vzw moet zich als btw-plichtig registreren als ze geregeld en zelfstandig een economische activiteit uitoefent waarbij goederen worden geleverd of diensten worden verricht. . Dit geldt ongeacht of het de hoofd- of nevenactiviteit is. Registratie gebeurt via het formulier 604A, dat moet worden verstuurd naar de FOD Financiën.
- ❌ er is geen btw-plicht indien :
- De activiteiten van de vzw zijn vrijgesteld van btw (bv. onderwijs, cultuur, gezondheidszorg).
- Haar activiteiten louter tot doel hebben om financiële steun te verlenen aan de VZW.
- De activiteiten intern door de VZW worden georganiseerd en de opbrengst volledig ten bate van de VZW blijft.
Een bankrekening openen voor de vzw
Een vzw heeft een eigen bankrekening nodig.
⚠ Opgelet: sommige banken weigeren vzw’s een rekening toe te kennen. In dat geval kan de vzw een beroep doen op de basisbankdienst.
✅ Voorwaarden om hiervoor in aanmerking te komen:
- De vzw is ingeschreven in de KBO en heeft een zetel in België.
- Minstens drie banken hebben geweigerd een rekening te openen of aan te houden.
- De vzw kan de nodige documenten, zoals de statuten, voorleggen.
📌 Meer info: FOD Economie
7. Het UBO-register invullen
Sinds 2018 moeten vzw’s hun uiteindelijk begunstigden (UBO’s) registreren. Dit gebeurt via MyMinfin.
👥 Wie moet worden geregistreerd?
- Bestuursleden van de vzw.
- Personen gemachtigd om de vzw te vertegenwoordigen.
- Personen belast met het dagelijks beheer.
Deze registratie moet up-to-date worden gehouden!