Wat zijn de essentiële beheersorganen van een vzw?

Verenigingen zonder winstoogmerk (VZW's) spelen een essentiële rol in de samenleving, door bijvoorbeeld sociale, culturele, educatieve en ecologische doelstellingen na te streven. Om goed te functioneren en hun voortbestaan te verzekeren, moeten er effectieve organen worden opgezet. Dit artikel bekijkt de verschillende organen die wettelijk vereist zijn om een vzw op te richten.

De algemene vergadering (AV)

📌 Samenstelling en leden

• Ten minste 2 effectieve leden. De eerste effectieve leden zijn de oprichters; na verloop van tijd kunnen nieuwe leden worden toegelaten. 
• Natuurlijke of rechtspersonen. Hun nationaliteit of woonplaats is van geen belang.

✅ Rol en bevoegdheden

• Rol: de rol van de AV is om de algemene koers vast te stellen en het werk van het Bestuursorgaan (BO) te valideren: in de eerste plaats om een begroting op te stellen en vervolgens om het volgende jaar de rekeningen goed te keuren en kwijting te verlenen aan het BO.
• De AV is bevoegd om  :
  • de statuten van de VZW te wijzigen.
  • bestuurders te benoemen/ontheffen en bezoldiging vast te stellen (indien toegekend) 
  • de accountant te benoemen en ontslaan en zijn  bezoldiging vast te stellen (enkel verplicht voor grote VZW's)
  • kwijting te geven aan de bestuurders en eventueel aan de accountant.
  • de jaarrekening en begroting goed te keuren.
  • een lid uit te sluiten.
  • de VZW te ontbinden.
  • de VZW om te vormen in een AISBL, sociale coöperatie of erkende coöperatieve sociale onderneming.
  • om alle andere gevallen te beheren die voorgechreven worden door de wet of de statuten.

⏳ Frekwentie van de vergaderingen

Eén gewone AV per jaar is vereist, maar het wordt aanbevolen om er twee te houden: één aan het begin van het jaar om de voorlopige begroting vast te stellen en één in juni om de rekeningen goed te keuren, kwijting te verlenen en de definitieve begroting vast te stellen.

Het Bestuursorgaan (BO)

👥 Samenstelling

• minintens 3 bestuurders (2 bestuurders als er maar 2 effectieve leden zijn)
• gekozen door de AV
• Hun rol is het beheer (financieel beheer in overeenstemming met de begroting die is goedgekeurd op de AV, de naleving van de wettelijke verplichtingen, personeelsbeheer, fondsenwerving, communicatie enzovoort) en het vertegenwoordigen van de vzw (voornamelijk tekenbevoegdheid).
  
  Het BO kan besluiten om bepaalde taken tussen de bestuurders te verdelen, of zelfs om sommige verantwoordelijkheden aan derden te delegeren. Binnen het BO kunnen ook een voorzitter, een of meer vicevoorzitters, een secretaris en een penningmeester worden aangesteld. Deze functies zijn echter niet verplicht. 

✅ Rol en taken

• Rol : het Beheerorgaan beheert de vzw binnen het door de AV vastgestelde kader (voornamelijk via de begroting) en vertegenwoordigt de vzw. 
• De taken zijn met name : 
  • het ledenregister (effectieve leden) van de vzw bijhouden;
  • de AV bijeenroepen in de gevallen waarin de wet voorziet of op verzoek van ten minste 1/5 van de leden;
  • elk voorstel op de agenda van de AV plaatsen dat ondertekend is door ten minste 1/20 van de leden;
  • jaarlijks aan de AV de jaarrekening van het afgelopen boekjaar en de begroting voor het volgende boekjaar voorleggen;
  • de jaarrekeningen neerleggen bij de Nationale Bank van België of bij de griffie van de Rechtbank van Vennootschappen (kleine vzw's), binnen dertig dagen na hun goedkeuring door de AV;
  • de commissarissen alle documenten bezorgen die zij nodig hebben voor de uitoefening van hun taken;
  • de leden in staat stellen verschillende documenten van de vzw te raadplegen;
  • de nodige beslissingen nemen om de activiteiten van de vzw te organiseren;
  • tenzij anders bepaald in de statuten, de statutaire zetel wijzigen naar hetzelfde taalgebied;
  • het beheer van alle aspecten van de vzw: financiën, HR, communicatie enzovoort. 

⏳ Frequentie van de vergaderingen

Zo vaak als nodig is. De frequentie van de vergaderingen hangt rechtstreeks af van de aard van de vereniging en haar behoeften en de omvang van haar activiteiten.

Het dagelijks beheersorgaan

👥Samenstelling 

• Eén of meer afgevaardigden voor het dagelijks beheersorgaan kunnen worden benoemd
• De bevoegdheden inzake vertegenwoordiging moeten in de statuten worden opgenomen. Vervolgens moeten de mensen worden aangesteld die deze rol op zich zullen nemen.

✅ Rol en bevoegdheden

• Rol : het dagelijks beheer omvat alle handelingen en beslissingen die nodig zijn voor de dagelijkse werking van de vzw, evenals dringende of minder belangrijke beslissingen die het bestuursorgaan mag nemen.

📌 Opgelet : De statuten van elke vzw kunnen verschillen. De AV, de OA en het dagelijks beheer zijn essentieel voor het bestuur en de werking van een vzw en dragen bij aan het realiseren van haar missie en doelstellingen.

Meer informatie

• Je kan nog extra info vinden op de website https://www.verenigingsloket.be/nl