Organiseert u evenementen ? Zorg ervoor dat u de trein niet mist ...

1819.brussels

Door de toenemende internationale concurrentie vanuit onze buurlanden, de krimpende budgetten voor evenementen en de steeds krappere deadlines kunnen we er niet omheen: wie in 2016 een evenement plant, heeft almaar hogere verwachtingen! Organisatoren moeten dus dubbel zoveel inspanningen doen en des te origineler voor de dag komen als ze een evenement zo goed mogelijk willen laten slagen, en daarbij kunnen nieuwe technologieën een oplossing bieden. 

De evenementenindustrie is in Brussel in volle opmars. Congressen, bijeenkomsten van internationale verenigingen, culturele manifestaties, grote culturele evenementen, salons en beurzen kiezen allemaal Brussel als hart van hun evenement ... En dan hebben we het nog niet over de bedrijven die seminaries of bijeenkomsten in de hoofdstad organiseren om hun personeel te motiveren of medewerkers te belonen.

Maar door de toenemende concurrentie vanuit onze buurlanden, de krimpende budgetten voor evenementen en de steeds krappere deadlines kunnen we er niet omheen: wie in 2016 een evenement plant, heeft almaar moeilijker ! Organisatoren moeten dus dubbel zoveel inspanningen doen en des te origineler voor de dag komen als ze een evenement zo goed mogelijk willen laten slagen, en daarbij kunnen nieuwe technologieën een oplossing bieden.

We zetten voor u zes grote trends op een rijtje die een revolutie betekenen binnen deze sector!

1. 'Event apps' voor een persoonlijke en interactieve aanpak

Interactiviteit is de norm geworden: in plaats van een evenement op een passieve manier bij te wonen en alleen maar naar de sprekers te luisteren, willen deelnemers aan congressen zich uitdrukken en verwachten zij actief in dialoog te gaan. 'Event Apps' zijn specifieke mobiele apps die uw evenement meer reikwijdte geven en dynamischer maken. Voor bezoekers is de app de perfecte gids, terwijl ze voor u het ideale platform zijn voor reclame en communicatie.

Het is dus belangrijk de inhoud van uw evenement te herbekijken om er deze digitale oplossingen in te integreren. Met de app biedt u de deelnemers heel eenvoudige functies, zoals de online inschrijving voor het evenement, het inchecken, het doorgeven van programmawijzigingen aan de deelnemers, de registratie van hun opmerkingen enzovoort.

2. Geolocatie: een veelbelovende technologie voor de evenementenwereld 

De iBeacon is een geolocatiezender die volgens hetzelfde principe werkt als wifi maar van de Bluetooth-technologie gebruikmaakt. De zender bezit een uniek ID en zendt doorlopend een signaal uit met een bereik tot 50 meter. Deze laat toe om een potentiële klant te lokaliseren binnen een bepaalde perimeter (bijvoorbeeld in de inkomhal van een beurs, bij de ingang van een expohal, in het restaurant van het vergadercentrum ...) en om welbepaalde boodschappen naar diens mobiele toestel te versturen.
Kortom: een hele waaier aan nieuwe opties voor organisatoren én deelnemers, met verschillende mogelijkheden zoals:

  • Een welkomstboodschap sturen
  • Een exclusieve aanbieding voorstellen op het toestel van de bezoeker
  • Transacties verrichten
  • Communiceren op het juiste moment, op de juiste plaats, en met de juiste persoon, m.a.w de basis voor een optimale en veelzijdige communicatiestrategie.

Zo werd deze technologie op het Autosalon geïntroduceerd in de vorm van een spel. 

Om een stand van animatie te voorzien zou men ook kunnen denken aan digitale installaties zoals een schattenjacht met geolocatie op een bepaald traject.

3. Geconnecteerde items zijn een toonbeeld van vernieuwende technologieën ...

Google Glass, Apple Watch, FitBit-polsbandjes ... Geconnecteerde items worden stilaan alomtegenwoordig in ons dagelijks bestaan en vinden nu ook hun weg naar evenementen. Festivals, beurzen en ondernemingen beginnen in te zetten op deze creatieve en geconnecteerde oplossingen, die voor een betere beleving van het evenement zorgen zodat de bezoeker zich zowel voor, tijdens als na het evenement meer betrokken voelt.

De combinatie van sociale media en mobiele technologie opent een ruime waaier aan mogelijkheden tot communicatie met of tussen de deelnemers. Zo kregen bijvoorbeeld bezoekers van het Tomorrowland-festival geconnecteerde polsbandjes. Wanneer twee deelnemers dit wensen, hoeven ze alleen maar op een knop te drukken om een connectie te maken op Facebook (bekijk de video op YouTube). Elk polsbandje kan een specifieke functie hebben. Als u bijvoorbeeld op uw smartphone een verwittiging wilt ontvangen wanneer persoon 'x' op de locatie aankomt, dan is dat mogelijk. Ook kunt u op reuzenschermen een bepaalde tekst of een foto laten verschijnen wanneer die persoon zijn biljet valideert. Het is ook mogelijk het polsbandje op te laden met virtueel geld. De mogelijkheden zijn onbegrensd !

4. Ecologisch verantwoorde evenementen

De milieuproblematiek en technologische ontwikkelingen hebben een groter ecologisch bewustzijn teweeggebracht dat op zijn beurt heeft geleid tot nieuwe manieren van produceren en consumeren. De evenementensector trekt de kaart van de duurzaamheid door op zoek te gaan naar ecologisch verantwoorde locaties en dienstverleners (waarbij voorrang wordt gegeven aan plaatselijke verenigingen, de korte keten, duurzame producten en diensten, minder vervuilende vormen van transport …), maar ook door de ecologische constructie van meubilair en stands, door het gebruik van recycleerbare materialen zoals karton en hout voor de meubels en de decorelementen, door de dekzeilen in pvc om te vormen tot promo-items, door een milieubewuste communicatie te hanteren ...
Voor wie er meer over wil weten: raadpleeg onlinegidsen, volg een opleiding, ga op zoek op het internet ...

5. 3D printen

3D-prints worden goedkoper en duiken tegenwoordig op in tal van sectoren zoals de mode, de handel, de industrie, de gezondheidssector, maar ook in de marketingwereld en in de evenementensector. Productlanceringen, bedrijfsseminaries, street marketing-acties, beurzen ... deze nieuwe technologie kan in tal van gebieden worden ingezet.

Zo heeft Coca-Cola een grote marketingcampagne gelanceerd voor haar nieuwe Mini-fles. Enkele colafans zagen zich beloond met een beeldje naar hun eigen gelijkenis dat werd afgedrukt op basis van een 3D-scan. Met behulp van een draagbare 3D-printer kunt u ook tijdens een evenement een scan laten maken van uw deelnemers en hen een beeldje naar hun gelijkenis cadeau doen!  Weet ook dat het niet altijd nodig is te investeren in een 3D-printer; er bestaan namelijk plaatsen waar u ze kunt huren en winkels waar u afdrukken kunt laten maken.

U kunt 3D-prints ook gebruiken voor goodies bij promoacties, geschenken bij zakelijke bijeenkomsten enzovoort.

6. Een mooie toekomst voor drones bij het organiseren van evenementen en animaties

Deze technologie hebben we te danken aan het Amerikaanse leger: de drone is een minihelikopter die geprogrammeerd of door een fysiek persoon op afstand bestuurd wordt. Doordat de drone in staat is beelden te maken vanuit ongebruikelijke hoeken, zal hij ongetwijfeld een verandering teweegbrengen in de manier waarop promoacties en evenementen worden opgezet. Drones die met professionele HD-camera's en wifi zijn uitgerust bieden een totaal nieuw perspectief voor de beeldcaptatie op evenementen. Daarnaast kunnen ze vernieuwende diensten bieden op het vlak van het transport van voorwerpen of voor reclameboodschappen.
Het Amerikaanse Intel Corporation was een van de eerste bedrijven dat drones inzette bij een indrukwekkend spektakel.  Maar er bestaan ook minder spectaculaire toepassingen: Domino’s Pizza geeft een staaltje van expreslevering per drone.

Samengevat: het evenement van de toekomst zal meer dan ooit in het teken staan van connectiviteit en zal steeds meer een beroep doen op nieuwe technologieën, en dat allemaal met het oog op het hoofddoel: sensaties teweegbrengen bij het publiek!

Véronique Renard, Project Coordinator Tourism & Event @ impulse.brussels

 

Blijf up-to-date

Het ondernemerslandschap staat niet stil. Wil je niets missen? Sluit je aan bij 25.000 abonnees en ontvang elke twee weken gratis leerrijke inhoudsartikels, concrete tips, boeiende ondernemersportretten, actuele nieuwtjes en een overzicht van nuttige workshops en netwerkactiviteiten in Brussel in je mailbox.