Werkplekken : waar uw activiteit vestigen ?

Werkruimtes : waar uw activiteit vestigen ?

1819.brussels

Het kiezen van een vestigingsplaats voor uw activiteit of onderneming kan onbelangrijk lijken, maar het kan echt een invloed hebben op uw motivatie en het welslagen van uw project. Waar moet u rekening mee houden bij het kiezen van een werkruimte? Hoe een weg te vinden tussen thuiswerk, coworking, werken in een afgesloten ruimte/halfgesloten ruimte, alleen of met anderen?

Wie biedt werkruimte aan?

  • Bedrijfs- en zakencentra bieden een grote verscheidenheid van allerlei soorten ruimtes te huur aan.

  • Coworkings verhuren werkruimtes: open ruimtes om te delen, maar ook kantoren, vergaderzalen enz.

  • Incubatoren – structuren die verbonden zijn aan een universiteit of een hogeschool – bieden onderdak aan innovatieve start-ups (sector wetenschappelijk onderzoek) en stellen hen in staat om daar te werken.

  • Bepaalde bedrijven in de privésector bieden vergaderzalen of kantoren te huur aan.

  • Activiteitencoöperaties gewijd aan werkzoekenden met projecten die begeleid willen worden om hun activiteit voor te bereiden en te testen, beschikken ook over aangename werkinfrastructuren voor mensen die tot de coöperatie zijn toegelaten.

  • Particulieren spreken af om bij één van hen thuis te werken. Dit is het beroemde cohoming-concept.

Welke soorten ruimtes?

Het afgesloten kantoor

Dit type kantoor is niet alleen beschikbaar in private zakencentra. Vele coworkings, incubatoren, bedrijfs- en zakencentra beschikken over afzonderlijke ruimtes om een isolement te garanderen die de concentratie, discretie en vertrouwelijkheid ten goede komen. Zo'n kantoor biedt beslist meer rust. Het laat ook toe om uw werkruimte een beetje te personaliseren. Een kantoor alsof u thuis bent, maar met minder afleidingen, staat voor u ter beschikking! Vaak zijn vooral zelfstandigen geïnteresseerd in het huren van een echt kantoor om er klanten te ontvangen op een plek met een professionele uitstraling. Het kantoor biedt ook meer vertrouwelijkheid, zowel voor afspraken als om een idee te beschermen. De formules zijn vaak flexibel, maandelijks te betalen en de diensten worden aan uw behoeften aangepast.

Het huren van een open werkruimte - of het concept van een gedeelde coworkingruimte, een bedrijfscentrum of een incubator

Deze gedeelde werkruimtes geven het werken een gezelliger karakter, moedigen de solidariteit en het delen van ervaringen aan en maken het mogelijk om een professioneel netwerk te creëren of uit te breiden. De prijs ligt vaak lager dan die van een onafhankelijk kantoor, de formules zijn flexibel et bieden toegang tot tal van apparatuur: kantoor, internet, printer, videoprojector enz.

Afhankelijk van zijn behoeften en uitdagingen kan de ondernemer soms genieten van de hulp van professionele consultants en coaches, met name wat betreft bedrijfsbeheer en business creation, business modeling, technologische ontwikkeling, op juridisch vlak, management en andere domeinen afhankelijk van de structuren.

Vele positieve punten die aanspreken en hun waarde bewijzen. Houd er echter rekening mee dat sommige mensen wat meer tijd nodig hebben om hun draai te vinden of om op relationeel en logistiek vlak te wennen aan de ruimte. Bovendien is het normaal dat u een gedeelde ruimte minder kunt personaliseren dan een kantoor bij u thuis. In een gedeelde ruimte is er ook een minimum aan orde vereist.

De halfgesloten ruimte

Waarom niet kiezen voor een tussenweg? Indien u gevoelig bent voor geluid, kunt u zich best op voorhand informeren over de plaatsgesteldheid. In sommige gedeelde ruimtes kunnen er ook tussenschotten of planten staan, waardoor iedereen een beetje zijn eigen plekje heeft. Op die manier zouden mensen die wat rust nodig hebben om te werken, zich toch kunnen vinden in het concept van gedeelde ruimtes. Soms zijn er speciaal ruimtes voorzien om te telefoneren.

Bij u thuis

Door uw activiteit te starten waar u woont, kunt u de financiële last van het huren of kopen van een kantoor/lokaal aanzienlijk verlagen. U wint dus op verschillende niveaus: in reistijd tussen woon- en werkplaats, een vrijer uurrooster, in onkosten. Als u huurt, zorg er dan voor dat u de toestemming krijgt van de verhuurder om er een professionele activiteit te mogen uitoefenen en controleer in uw huurovereenkomst of u een percentage van uw huur fiscaal in mindering mag brengen in functie van de gebruikte oppervlakte.

Opgelet, thuiswerken heeft niet alleen maar voordelen. Motivatie en productiviteit kunnen op de proef worden gesteld als u alleen thuis bent. Bovendien kan het zijn dat u vanwege uw activiteit stedenbouwkundige regels moet naleven. Door de bescherming van de woningen is de mogelijkheid om thuis een beroepsactiviteit uit te oefenen, beperkt. Dit is alleen mogelijk voor bepaalde zogenaamde vrije of “niet-commerciële” activiteiten, zoals advocaat, notaris, dokter, architect, consultant, accountant, vastgoeddeskundige, psycholoog, fiscaal consultant enz. (In dit artikel vindt u informatie over dit type van activiteiten …). Er zijn met name beperkingen verbonden aan de oppervlakte die aan de professionele activiteit is toegewezen. In dit artikel vindt u alle informatie hierover.

Helaas sluiten veel huurcontracten voor huurders de mogelijkheid uit om een deel van de huur fiscaal in mindering te brengen, omdat dit gevolgen heeft voor de belastingaanslag van de verhuurder.

Bij iemand thuis (cohoming)

Hier beschikt u over een ruimte die vaak veel gezelliger en comfortabeler is dan de meer klassieke werkruimtes. Een plek waar u zich thuis voelt (als jullie dezelfde smaak hebben). Buiten de sfeer is het ook de bedoeling om het samenwerken in kleine groepen aan te moedigen en om te vermijden dat u abonnementen met een looptijd van meerdere maanden moet aangaan.

Ga toch na of de plek is uitgerust met toestellen (printers of andere) die u nodig hebt en dat uw werkdag niet verandert in een dag met vrienden.

Welke huurvoorwaarden?

De huurovereenkomst van een kantoor

Opgelet, de correcte term is “gemeenrechtelijke huurovereenkomst” (“huurovereenkomst van een kantoor” is geen juridisch begrip). Wanneer een gebouw aan een kantoor wordt toegewezen, kunnen de verhuurder en de huurder een gemeenrechtelijke huurovereenkomst afsluiten. Deze huurovereenkomst is geschikt voor niet-commerciële activiteiten (vrije, intellectuele, medische en juridische beroepen, verzekeraars, accountants enz.) of voor commerciële activiteiten die niet zonder afspraak toegankelijk zijn voor het grote publiek. De huurovereenkomst wordt afgesloten voor drie jaar. Deze huuroverkomst biedt meer contractuele vrijheid dan een handelshuurovereenkomst – handig wanneer de partijen het bijvoorbeeld eens zijn om soepele opzeggingsregels vast te leggen. 

De precaire woonovereenkomst

De precaire woonovereenkomstbestaat ook voor zeer korte periodes en wordt vaak niet schriftelijk vastgelegd. Ze kan in een huurovereenkomst worden geherkwalificeerd als de feiten een situatie aantonen waarin er een huurovereenkomst zou moeten worden afgesloten. Handige site over dit onderwerp.

De dienstverleningsovereenkomst

De dienstverleningsovereenkomst is een voldoende flexibel contract en meer geschikt voor het delen van kantoren. Dit contract maakt het mogelijk om zonder te lang te moeten wachten, uit het kantoordelen te stappen of om de duur van het contract eenvoudig te verlengen. Dit is vooral handig als u niet weet of de formule of de plek voor u geschikt zijn of als uw project bijvoorbeeld een andere wending aanneemt. Aan het begin van een activiteit is het vaak moeilijk om op middellange of lange termijn zicht op uw activiteit te hebben.Indien u een kantoor huurt, bent u hier enkele jaren aan verbonden, wat een rem kan zijn. Bij coworking bevat het contract dat u ondertekent automatisch een minimale verbintenisduur (maar de duur kan zich tot enkele maanden beperken) en een korte opzegtermijn die gerespecteerd moet worden.

Onderverhuring

Onderverhuring stelt de huurder in staat om een deel van zijn ruimte te verhuren wanneer hij afwezig is. Dit is over het algemeen alleen mogelijk indien de voorwaarden van de huurovereenkomst of de regels die van toepassing zijn op de huurovereenkomst onderverhuring toestaan.

DE HANDELSHUUROVEREENKOMST

Dit type overeenkomst heeft betrekking op een gebouw of een deel van een gebouw voor “detailhandelsactiviteiten of de activiteit van een ambachtsman die in direct contact staat met het publiek(horeca, kruidenier, kantoorboekhandelaar enz.). Deze huurovereenkomst is dus in principe van toepassing voor winkels en niet voor kantoren.

Deze huurovereenkomst biedt erg veel bescherming aan de huurder gezien de minimale looptijd van negen jaar en de strikte voorwaarden om de overeenkomst te beëindigen. De huurder kan de overeenkomst iedere drie jaar, met een opzegtermijn van zes maanden, beëindigen. Maar als de verhuurder de huurder uit het pand wil zetten, moet hij ofwel een aanzienlijke vergoeding aan de huurder betalen, ofwel, in specifieke gevallen, is er sprake van een aanzienlijke opzegtermijn en soms ook van een vergoeding (bijvoorbeeld wanneer de uitgeoefende activiteit gelijkaardig is). Dit biedt een langdurige stabiliteit en langdurig comfort aan de huurder.

Enkele handige artikels over dit onderwerp op volgende sites :

Selectiecriteria

Afhankelijk van uw activiteit is het raadzaam om uw criteria in volgorde van belangrijkheid op te lijsten. Enkele voorbeelden:

  • De vestigingsplaats: de toegankelijkheid met betrekking tot uw thuisadres, klanten, leveranciers, parkeermogelijkheden in de omgeving, bereikbaarheid met het openbaar vervoer.

  • De uitstraling: de buurt, het gebouw, de zichtbaarheid.

  • De sfeer: vraagt uw sector om een officiële of informele setting?

  • De sector: bepaalde coworkings zijn in de ene of andere sector georiënteerd. Voorbeeld: Creatis voor de artistieke sector, de incubator BLSI voor bedrijven die onderzoek doen naar de menselijke gezondheid, Betacowork voor het digitale domein enz.

  • Kosten: de tarieven voor coworkers variëren: u moet rekening houden met gemiddelde maandelijkse kosten tussen de 200 en 500 euro per werkplek, afhankelijk van de gekozen plek en diensten.

  • Subsidies: heeft u een ondernemerschapsproject of bestaat uw onderneming nog geen drie jaar?  In dat geval kan u een premie van ten hoogste € 450 krijgen voor uw abonnement op een erkende coworkingruimte in het Gewest.

Elders op deze website vindt u meer inspiratie over de criteria die voor u belangrijk zijn.

Tot welke instanties kunt u zich richten, waar zoeken?

Aandachtspunten

Maatschappelijke zetel en bedrijfszetel

Wanneer u als zelfstandige begint, moet u een maatschappelijke zetel kiezen die overeenstemt met het wettelijke adres van uw activiteit. U kunt ook een bedrijfszetel hebben. Dit is de plaats waar de activiteit effectief wordt uitgeoefend. Soms bevinden de maatschappelijke zetel en de bedrijfszetel zich op hetzelfde adres, maar dat is niet altijd het geval: een handelaar kan zijn onderneming bij zijn thuis domiciliëren en in zijn winkel op een ander adres werken.

Is het mogelijk om het adres van een zakencentrum/bedrijfscentrum of van een coworking te kiezen als maatschappelijke zetel? Het antwoord is vaak ja. Het is trouwens een dienst die vaak wordt aangeboden in de pakketten van inbegrepen diensten, en dit stelt u in staat om een professioneel adres te hebben dat overeenstemt met de plaats waar u werkt.

Opgelet voor de fictieve zetel: het is uitgesloten om een adres in een coworking/bedrijfs- of zakencentrum in Brussel te huren om op die manier een Brusselse subsidie te krijgen. Het Gewest is zeer oplettend en kan, in geval van een subsidieaanvraag, nagaan of u effectief op het opgegeven adres werkt.

In Brussel of niet? 

Woont u vlak bij een andere regio en twijfelt u tussen Brussel of ergens anders in België? Laat u ervan overtuigen voor Brussel te kiezen en herlees het artikel 5 goede redenen om uw bedrijf te starten in Brussel !  

Blijf up-to-date

Sluit je aan bij 27.000 abonnees en ontvang elke twee weken gratis leerrijke inhoudsartikels, concrete tips, boeiende ondernemersportretten, actuele nieuwtjes en een overzicht van nuttige workshops en netwerkactiviteiten in Brussel in je mailbox