Vijf trends die onze werkplek transformeren

1819.brussels

Nomadisch werken, flexibele bureaus, third places en coworking zijn maar enkele voorbeelden van hoe het werk in een bedrijf vandaag georganiseerd wordt. Sommige managers zijn er ondertussen al helemaal voor te vinden, terwijl anderen hier eerder sceptisch tegenover staan of er zelfs helemaal tegen zijn. Wij zullen het hier hebben over de belangrijkste trends en de reacties die ze losweken.

Ten eerste: om efficiënter te worden, moeten we flexibel zijn en nomadisch gaan werken

Uit onderzoeken blijkt dat de baan van de toekomst flexibel en nomadisch zal zijn, zodat personeelsleden tijd kunnen winnen en productiever kunnen worden, maar zich ook beter kunnen ontwikkelen.

Vandaag is het zo dat een goede werknemer initiatief toont en vertrouwen inboezemt. Een werknemer wordt dus niet langer beoordeeld op basis van zijn aanwezigheid op kantoor of het aantal gepresteerde uren, maar wel volgens de geboekte resultaten. Extreem bekeken houdt dit in dat het werk vaste uurroosters helemaal gaat overschrijden.

Als het werk van morgen flexibele uurregelingen met zich gaat meebrengen, is flexibiliteit op de werkplek nog belangrijker. Dit is vooral het gevolg van de digitale revolutie en de ontwikkeling van technologieën die het mogelijk maken om nomadisch te werken. De opkomst van cloud computing maakt het inderdaad mogelijk om gelijk wanneer en gelijk waar efficiënt aan de slag te gaan.

Ten tweede: om te kunnen besparen, moeten we de werkplekken open maken

Deze trend is niet meteen recent te noemen, maar de gecentraliseerde werkplek wordt steeds vaker opnieuw ingericht. Het fenomeen van 'flexible desks' of een 'dynamic office' (werknemers krijgen geen vaste plaatsen toegewezen) biedt een bedrijfsleider de mogelijkheid om de kosten van meubilair – soms de tweede uitgavenpost na de lonen – beduidend te drukken. In België zijn er al heel wat bedrijven die deze strategie toepassen: UCB, Siemens, Accenture, de MIVB, Microsoft …

Voor sommige aanhangers gaat het niet alleen om het optimaliseren van het gebruik van de ruimte, maar ook om het stimuleren van de creativiteit en soms zelfs van de productiviteit van de teams.

Niet iedereen is echter dezelfde mening toebedeeld. Een open office kan een krachtig werkmiddel zijn als de uitwerking ervan doordacht is, maar werknemers kunnen een dergelijke opstelling ook als problematisch ervaren. Ook als hun taken er al op zitten, voelen sommigen zich verplicht om toch nog steeds druk in de weer te zijn, zodat niemand zou denken dat ze lui zijn op het werk. Anderen vinden dan weer dat het verantwoordelijkheidsniveau dat verwacht wordt van de werknemers als een bron van stress kan worden aangezien als zij geen ervaring hebben met tijds- of taakbeheer.

Ten derde: om beter aan de behoeften te kunnen beantwoorden, moeten wij telewerk overwegen

Na de rentabilisering van de ruimtes en het verbeteren van de prestaties, wil een manager ook een van de belangrijkste uitdagingen van onze tijd goed aanpakken: talent aantrekken en aan zich binden door betere werkomstandigheden aan te bieden. Uit een studie die in 2013 gevoerd werd bij toekomstige afgestudeerden van de ESSEC Business School is gebleken dat 93% van de ondervraagden niet in een klassieke kantooromgeving wil werken en dat 73% van hen de voorkeur geeft aan collectieve werkruimtes. 40% vond de werkplek een doorslaggevende factor bij hun keuze van een toekomstige werkgever. Het merendeel van de ondervraagden is meer te vinden voor werk buiten de onderneming, meer bepaald in coworkingruimtes of via telewerk.

De thuisomgeving wordt inderdaad steeds vaker beschouwd als een plek waar de werknemer efficiënt zijn activiteiten kan uitoefenen en op die manier ook lange verplaatsingstijden kan vermijden. Bent u van plan om deze methodes toe te passen? Aarzel niet om uw sociaal secretariaat in te schakelen die u meer info kan verschaffen over procedures en soms ook over handige checklists beschikt.

In België is telewerk in tien jaar tijd met 8% gestegen. Bijna een op vijf werknemers maakt er gebruik van. Het is echter zo dat slechts 25% van de bedrijven deze mogelijkheid aanbiedt. Hiervoor zijn er drie belangrijke redenen: ten eerste kunnen bepaalde taken niet makkelijk op verplaatsing uitgevoerd worden. Ten tweede halen sommige werknemers aan dat zij hun twijfels hebben bij het isolement van telewerk. Yahoo heeft bijvoorbeeld recent besloten om wat telewerk betreft stappen terug te zetten, omdat interactie en gezamenlijke ervaringen alleen op kantoor mogelijk zijn en het niet alleen maar gaat over het thuis uitvoeren van taken. Ten derde blijft het merendeel van de managers de voorkeur geven aan fysiek contact tussen werkgever en werknemer. In de praktijk betekent het promoten van telewerk vaak dat de manager een andere attitude en managementstijl moet aannemen, die eerder gericht is op resultaten in plaats van op personeelsbeheer.

Ten vierde: om bepaalde taken tot een goed einde te brengen, mogen wij geen enkele mogelijkheid buiten beschouwing laten

Naast thuiswerken vormt  werken in third places een veelgevraagde mogelijkheid. Deze nieuwe werkplekken omvatten niet alleen de klassieke gedeelde businesscentra, maar ook de nieuwe coworkingruimtes. Dit zijn gemeenschappelijke ruimtes of informele plekken zoals cafés die zich richten op individuen die niet alleen op zoek zijn naar een werkruimte met de nodige connectiviteit, maar ook naar een plek waar ze ervaringen kunnen uitwisselen met andere telewerkers. Eind november werd er te Lissabon een conferentie georganiseerd over dit thema. De conclusies hiervan kunt u online bekijken.

Er zijn zo veel initiatieven zoals third places die in overweging genomen worden, dat het onmogelijk is om ze allemaal op te noemen. De NMBS geniet mee van het succes van deze trend en biedt sinds kort de mogelijkheid om gratis vergaderplaatsen in stations of in de onmiddellijke omgeving ervan te boeken via www.meetonthemove.be. Een ander opzienbarend voorbeeld dat de opkomst van deze trend in de verf zet: restaurantketen Autogrill heeft vastgesteld dat heel wat professionelen hun restaurants bezoeken als gevolg van de dagelijkse verkeersellende (5 tot 10% van hun cliënteel). Daarom biedt de keten nu ruimtes aan die volledig afgestemd zijn op telewerk.

Ten vijfde: in plaats van gewoon mee op de kar te springen, moeten wij elke trend toetsen aan de werkelijke situatie van ons bedrijf en aan onze behoeften

Deze nieuwe werkmethodes bieden zowel voor de werkgever als voor de werknemer onbetwistbare voordelen. De werkgever ziet zijn uitgaven dalen, ziet de productiviteit toenemen en heeft niet langer te kampen met mensen die te laat komen. De werknemer kan een stuk flexibeler werken, heeft meer autonomie en kan zijn persoonlijke leven beter afstemmen op zijn professionele leven.

In werkelijkheid zal het kantoor van morgen het echter niet zomaar kunnen klaren met een eenvoudige visie. Het tijdperk van de klassieke kantoren met individuele posten en vergaderzalen mag dan wel afgelopen zijn, het blijft erg belangrijk om in functie van elk bedrijf specifieke punten uit te werken en aanpassingsperiodes te voorzien voor de medewerkers. De ruimte moet zich aan ieders taken en mogelijkheden kunnen aanpassen.

Laurent Taskin, professor Bedrijfsbeheer aan de Louvain School of Management, verduidelijkt dat de ontwikkelingen van de werkruimtes voornamelijk van toepassing zijn voor beroepen waar mobiliteit inherent is aan de functie (consultancy, commerciële activiteiten enz.) of voor bedrijven waar heel wat werknemers deeltijds werken. Het is evenwel zo dat slechts 2,8% van de Belgische werknemers als mobiel aangezien kan worden.

Wat deze expert voornamelijk stoort, is dat deze trends sommige ondernemingen ertoe aanzetten om deze werkwijzen te gaan toepassen, terwijl dit niet past bij hun cultuur en bij de behoeften van hun werknemers. Laurent Taskin is van mening dat managers eerst grondig alles moeten analyseren en dat het personeel vervolgens grondig moet opgeleid worden over de nieuwe tools die zij zullen moeten gebruiken.

Blijf up-to-date

Het ondernemerslandschap staat niet stil. Wil je niets missen? Sluit je aan bij 25.000 abonnees en ontvang elke twee weken gratis leerrijke inhoudsartikels, concrete tips, boeiende ondernemersportretten, actuele nieuwtjes en een overzicht van nuttige workshops en netwerkactiviteiten in Brussel in je mailbox.